A munkakörök leírása, meghatározása általában sok időt igénybevevő feladat, de egy szervezetnek bizonyos szint és létszám fölött érdemes megbirkóznia vele.
Hogyan fogjunk hozzá? Írjuk össze az összes tevékenységet, ami szervezetünk működése során előfordul. A legkisebb feladatokat se hagyjuk ki, szóval a postára járástól a szerződéskötésig mindent soroljunk fel. Ha ezzel megvagyunk, egyeztessük a feladatokat a meglévő munkavállalókkal, önkéntesekkel, gyakornokokkal. A kapott eredmény – a maradék ellátatlan feladatok listája, vagy annak épp az ellenkezője – megmutatja mire is lehet szükségünk: feladatok újjászervezésére vagy inkább további munkaerőre. Azt is segít eldönteni, hogy önkéntesben, gyakornokban, részmunkaidős vagy rendes munkaidős munkatársban gondolkodjuk.
A munkakörtervezés része a stratégia kialakításának is.
