Kötelezettségek a működés során

A bírósági végzés kézhezvétele után kötelező bejelentkezési kötelezettségeket alábbi útmutatóinkban találja.

Alapítás lépésről lépésre:

Alapítvány
Egyesület

Ha működés közben megszerzi a szervezet a közhasznú minősítést, a változást a NAV felé be szükséges jelenteni.
(bár a törvény szerint a bíróság értesíti a változásról az adóhatóságot, a már működő céges gyakorlat azt mutatja - a civil szervezeti a jövőben fog kiderülni - hogy ettől függetlenül be kell jelenteni a változást.)

Ha foglalkoztatottja van a civil szervezetnek: NAV bejelentés

Ha iparűzési adó kötelezettsége van: Helyi önkormányzat bejelentés

Ha önkéntest foglalkoztat : Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium, az önkéntes tevékenység megkezdésétől számított 15 napon belül bejelentés

KSH adatgyűjtés

Közhasznúsági jelentés

Közhasznú szervezeteknek a beszámoló mellé kiegészítő mellékletet kell készíteniük, és letétbe helyezniük május 31-ig. A közhasznúsági mellékletet a szervezet legfőbb szervének kell elfogadnia, a Felügyelőbizottságnak véleményeznie.

Ha 1%-ot kapott előző évben: 1% felhasználásról adatszolgáltatás

Amennyiben hivatalos adataiban (bíróságon nyilvántartott adatok) változás történik, bejelentési kötelezettség a bíróság felé.

Nyilatkozat 1% fogadás jogosultságról (ha kapott egy 1%-ot, és a NAV-tól felszólítást kapott a nyilatkozat megtételére)

Ha 1%-ot kíván fogadni, nyilatkozat köztartozással kapcsolatban

Számviteli beszámoló
Minden civil szervezet készít számviteli beszámolót, illetve közhasznúsági mellékletet (akkor is, ha nem közhasznú)

Beszámoló közzététele saját honlapon

Beszámoló letétbe helyezése május 31-ig.

A működés során keletkezett iratokat köteles a szervezet tárolni.

Az általános elévülési határidő 5 év, tehát eddig minden iratot meg kell őrizni. Kivéve, ha jogszabály, szerződés ettől hosszabb időt ír elő.

A számviteli beszámolót, a beszámolót alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, naplófőkönyvet olvasható formában 10 évig köteles megőrizni.

A számviteli bizonylatokat (számlák, minden egyéb analitikus nyilvántartást) 8 évig kell olvasható és visszakereshető formában megőrizni.

A munkaügyi dokumentumok esetében az általános elévülési idő érvényes, viszont a gyakorlatban "örökké" megőrzik a szervezetek azokat.

Számviteli politika elkészítése minden szervezet számára kötelező

Szervezeti Működési Szabályzat - nem kötelező, a A Ksztv. 7.§ (3) bekezdése alternatívaként ajánlja fel ezt a lehetőséget.

Befektetési szabályzat - amennyiben befektetési tevékenységet végez a szervezet

Szakmai szabályzatok engedélyköteles tevékenységek esetén

A legfőbb szerv ülései

Alapítványnál a kuratórium a legfőbb szerv

A létesítő okiratban kell rendelkezni az ülések gyakoriságáról, összehívásának módjáról és a napirend közléséről, az ülések nyilvánosságáról, határozatképességről, határozathozalat módjáról Az ülésekről jegyzőkönyvet kell vezetni

Amennyiben felügyelőbizottság felállítása szükséges felügyelőbizottsági ülésre is sor kerül.

A felügyelőbizottság ügyrendje tartalmazza az ülések gyakoriságát, de a közhasznúsági melléklet elfogadása előtt mindenképpen ülésezik

Jegyzőkönyvet mindenképpen vezet a szervezet az ülésekről, az alábbi esetekben

Ha az SZMSZ előírja, vagy ha a szervezet úgy dönt, bármiről készíthet nyilvántartást. Gyakran előfordul az igazgatói utasítások tára, a határozatok tára (amely a legfőbb szerv üléseiről szóló jegyzőkönyvek kivonata), stb.

A pénzügyi nyilvántartásokat a számviteli politika előírásai szerint kell vezetni

Amennyiben felügyelőbizottság szükséges, annak ügyrendjét meg kell határozni

Ha foglalkoztatottja van a szervezetnek, munkaidő nyilvántartást kell vezetni

Ha önkéntese van a szervezetnek, önkéntes nyilvántartást kell vezetni

Az 1% felhasználásáról nyilvántartást kell vezetni

A pályázati elszámolásokról a pályáztató által kért nyilvántartást kell vezetni

Az általános munkavédelmi előírások szerint

Adóalapcsökkentő igazolások: amennyiben a közhasznú szervezet adományt kapott, és az adományozó igazolást kér, akkor azt december 31-ig ki kell állítani és elküldeni az adományozónak, illetve egy másolati példányt meg kell tartani

könyvelés mindenképpen kötelező a számviteli szabályok szerint

Közhasznú szervezetek számára kötelező a kettős könyvvitel

A könyvelés elvégzéséhez mérlegképes könyvelő alkalmazása némely esetben kötelező (egyéb esetben a szervezet dönt, hogy el tudja-e látni más módon)