Pályázatírás civileknek

A pályázatíráshoz meg kell határoznunk a célunkat, az eléréséhez szükséges forrásainkat, a már rendelkezésre álló erőforrásainkat, valamint minden további lehetséges bevételt, amely a projektünk sikerességét elősegítheti. Pályázatok kiírásával a támogató céljai megvalósításához keres olyan szervezeteket, amelyek célkitűzése hasonló, illetve rendelkeznek az ehhez tartozó szaktudással emberi és esetleg infrastrukturális erőforrásokkal, és elsősorban a támogató által biztosított további erőforrásokra van szükségük. A pályázatok írásakor ennek megfelelően a támogató elvárásainak megfelelően kell összeállítani a pályázati anyagunkat. A pályázati finanszírozás jellegzetessége, hogy projekt jellegű kiadásokra használható fel legeredményesebben. Célszerű kiadásaink közül azokat tervezni így a pályázati projekthez az anyag összeállításakor, amelyek csak abban az esetben jelentkeznek, ha a támogatást elnyerjük.

Mikor kezdjünk bele a pályázatírásba?

Ha tisztában vagyunk a szervezet célkitűzéseivel és céljaival, valamint ha a szervezet rendelkezik kidolgozott átgondolt stratégiával, forrásteremtési tervvel, programokkal/projektekkel és munkatervvel.
Fontos feltérképeznünk a lehetséges forrásokat, nem feltétlenül a pályázat az egyetlen lehetséges bevételi lehetőség a projektünk megvalósítására, valamint célszerű több lábra állítani a projektünket. Fontos ennek érdekében használnunk a civil szervezetekkel kapcsolatos elsőszámú információs lehetőségeket: portálokat, weboldalakat, célszerű részt vennünk a projektünk témájával kapcsolatos konferenciákon, műhelybeszélgetéseken stb.

Mi alapján szűrjük a pályázatokat?

• Tevékenység – ágazat
• A tevékenység / szolgáltatás módja
• Célcsoport
• Területi megkötések
• Határidő
• Finanszírozás módja
• Határidő
• Adminisztratív terhek

Mi alapján elemezzük a pályázati kiírást?

• Kiíró szándékainak feltérképezése, illeszkedése a saját elképzeléseinkhez
• Értékelési szempontok, kulcsfogalmak, illeszkedési pontok
• Alapfeltételek: ki, mikor, mit, mennyiért, milyen módon stb.

Pályázat elemei:

Kísérőlevél: Rövid összefoglaló a projektünkről, kifejezi az elkötelezettségünket a megvalósítás iránt, tartalomjegyzéket ad a beadott iratokról.
Kiírás: Tartalmazza pályázat legfontosabb adatait röviden, segítségével eldönthetjük, hogy indulunk-e a pályázaton.
Útmutató: A pályázat részletes leírása, feltételek és kötelezettségek felsorolása. Segítség a pályázati adatlap kitöltéséhez és értelmezéséhez. Különösen fontos az áttanulmányozása.
Adatlap: A projektünk részletes leírására ad lehetőséget, törekedjünk arra, hogy a feltett kérdésekre tömör és lényegretörő válaszokat adjunk.
Mellékletek: A szervezet hivatalos adatairól köztartozásáról szóló igazolások eredeti dokumentumai általában, valamint a projekt bővebb kifejtésére, leírására lehetőséget adó iratok lehetnek.

Amit mindenképpen be kell mutatnunk:

Valamennyi pályázat tulajdonképpen egy rövid bemutatása a szervezetünknek és az adott projektnek ennek megfelelően minden adatlap tartalmaz:

• A szervezet bemutatására vonatkozó részt: hivatalos adatok, eredmények, projekttapasztalatok, adott projekt megvalósítását segítő erőforrások
• Projekt bemutatása: célunk, célcsoportunk, tevékenységeink, ütemezés, erőforrásaink, projektünk sikerességének mérése, költségvetésünk részletesen.

Ajánlott dokumentumok:

• Ajánlólevelek
• Referenciák
• Esetleges együttműködési szándéknyilatkozatok/megállapodások, amennyiben van ilyen
• Szerződések, előszerződések a projekt megvalósításával kapcsolatban, amennyiben vannak ilyenek

Amit célszerű előkészíteni, mert a legtöbb pályázatban szükségünk lehet rá:

• Szervezet bemutatása, beszámolóink
• Alapdokumentumaink másolatai
• Hivatalos adataink, számaink
• Szakmai önéletrajzok a munkatársaktól
• Projektjeink leírásai
• Szakmai referenciáink
• Mintadokumentumok (együttműködési szándéknyilatkozat, szerződések, áfa nyilatkozat stb.)
• Igazolásaink beszerzési lehetőségei (NAV, bank, bíróság ügyfélfogadási ideje, meghatalmazások stb.)

Néhány dolog, amire még fontos odafigyelni:

• Pályázat költségvetésének sajátosságai (adott költségvetési sorok tartalma, kötött százalékos arányok adott költségsorokra, beszámolási sajátosságok)
• Határidők
• Tartalmi és formai ellenőrzés még a beadás előtt lehetőleg 1-2 nappal, hogy legyen idő javítani ha szükséges
• Aláíró rendelkezésre áll-e?
• Pályázat feladására legyen meg minden hozzávalónk (elég papír, nyomtatópatron, dosszié, postai nyitva tartás stb.)