Ahogy a koronavírus miatti kényszerből a szervezeti kommunikáció az online térbe került át, egyre több konfliktussal szembesülhetünk: félreértett emailek, frusztráló, követhetetlen beszélgetések, már-már veszekedéssé fajuló üzenetváltások.
A személyes jelenlét hiányában még a legmodernebb eszközök is könnyen konfliktusokhoz vezethetnek, ezek elkerüléséhez és megoldásához adunk tippeket.
Válassz megfelelő csatornát!
Konferenciahívás, telefon, email, üzenetküldő alkalmazások - többféle eszköz áll rendelkezésre, gondold végig, az adott helyzetben, melyik a legmegfelelőbb! Az általánosan elmondható, hogy a komplikáltabb, esetleg érzelmekkel telített, személyesebb témákat érintő beszélgetések videón ideálisak, az áll legközelebb a személyes kommunikációhoz.
Azonban amikor erre nincs lehetőség emailen vagy más, szervezeti chat alkalmazáson (például Slacken) is sokat tehetünk, hogy elkerüljük a konfliktusokat.
Segítsük az online átállást!
Ha még csak most álltok át a rendszeres online kommunikációra, legyetek körültekintőbbek: minden csapattagnak eltérőek lehetnek a kommunikációs igényei, így eleinte eltarthat egy darabig, míg megtaláljátok a mindenki számára megfelelő rendszert. Ilyenkor kérj és adj rendszeres visszajelzést, ez a kezdeti energia befektetés megtérül majd a későbbiekben. Tartsd szem előtt, hogy a munka-magánélet egyensúly az online térben is fontos, ha van rá lehetőség, ne használjátok ugyanazokat a csatornákat (pl facebook és messenger), mint a privát életben.
Legyetek egyértelműek és pozitívak!
Megnövekszik az online térben töltött idő és a kapott üzenetek száma, ezért figyelj arra, hogy emailjeinek tárgya legyen egyértelmű, és csak azok kapják meg, akiknek valóban szükséges. A tárgyilagosság mellett azonban ne becsüljük alá a kedvesség és a pozitív visszajelzés erejét online sem: egy egysoros pozitív visszajelzés, a hála kifejezése segíthet pótolni a személyes kapcsolódást, és elejét venni a konfliktusoknak és félreértéseknek.
Mielőtt negatív szándékot olvasnál ki egy emailből, lépj egyet hátra virtuálisan, és gondold végig: lenne erre indoka a levélírónak? Volt példa korábban arra, hogy szándékosan számodra bántó módon viselkedett? Van bármi konkrét, támadó leírva az üzenetben? Ha a válasz egyértelműen nem, akkor vegyél egy mély lélegzetet, és írd az online kommunikáció tökéletlenségének a számlájára. Ha ezek után is konfliktust érzel, válts inkább telefonra vagy videohívásra, úgy könnyebben feltárható és elsimítható a konfliktus.
Ha erre nincs lehetőség, tartsd magad az asszertív és az erőszakmentes kommunikáció alapelveihez: egyenesen és lényegre törően fogalmazd meg a problémát, ne a másik feltételezett szándékát kritizáld, hanem a saját érzésed, kérésed írd meg.