Ha a te tekinteted is zavaros lesz, amikor valaki a projektmenedzsment kifejezést említi, ne aggódj, ezzel nem vagy egyedül.
Az igazság ugyanakkor az, hogy egy rugalmas, jól követhető rendszer kiépítése a feladatok elvégzéséhez az egyik legfontosabb alap bármilyen sikeres szervezetnél. Sőt: valószínűleg már most is követtek valamiféle projektmenedzsment rendszert csak nincs még pontosan definiálva.
Egy komoly, tisztességes projektmenedzsment rendszer bevezetése, vagy legalábbis a meglévő nagymértékű fejlesztése rengeteg előnnyel jár, kiváltképpen távmunka helyzetben megfontolandó, amikor az addig bevált egyeztetési, kommunikációs módszerek a feladatmegosztásban és átadásban is nehézkessé váltak. Függetlenül ugyanis a nonprofit szervezet méretétől, egy jól kiépített projektmenedzsment előnyei gyorsan behozzák a rendszer elsajátításával kapcsolatban felmerülő nehézségeket.
Manapság ráadásul már több remek projektmenedzsment szoftver érhető el, a NIOK pedig örömmel jelenti be, hogy a CivilTech program termékkatalógusában most már az Asana is megtalálható.
Először tekintsük át a projektmenedzsment alapjait, és nézzük meg pár módját annak, hogy egy kis projektmenedzsment hogyan hozhat nagy változásokat egy nonprofit szervezetnél.
Mi az a projektmenedzsment?
A The Project Management Institute (PMI) definíciója szerint a projekt időszakos törekvés egy egyedülálló termék, szolgáltatás vagy eredmény előállítására. Ennek a tág körülírásnak köszönhetően máris láthatjuk, hogy egy adott pillanatban milyen számos projekt lehet folyamatban egy nonprofit szervezetnél:
- Adománygyűjtő események
- Marketing kampányok
- IT fejlesztések vagy kivitelezések
- Irodai költözés
- Kutatások
Sok kisebb szervezet meglehetősen jól és hatékonyan működik a projektek Google vagy Excel fájlokon keresztüli monitorozásával is, más esetekben azonban a hatékony projektmenedzsment rendszerhez elengedhetetlen egy projektmenedzsment szoftver használata, mint például az Asana, a Wrike, a Smartsheet vagy a számos elérhető eszköz körül bármelyik, amelyik az adott civil szervezethez és a munkához leginkább illik.
Miért fontosak a projektmenedzsment, feladatkezelő eszközök?
A nonprofit szervezetek gyakorlatilag folyamatosan célokat próbálnak elérni limitált erőforrásokkal. Ebbe beletartozik a nagyobb léptékű projektek teljesítéséhez szükséges elegendő önkéntes, kolléga és eszköz szűkössége is. Projektmenedzsment rendszer használatával a szervezetek képesek a rendelkezésre álló erőforrásoknak megfelelően tervezni, ezzel maximálisan kihasználva a kapacitást.
Egy feladatkezelő eszköz segítségével egy szervezet többet és gyorsabban tud teljesíteni, mivel tisztán láthatóvá válik, hogy bizonyos erőforrások mikor és meddig elérhetők.
Nézzük például a következő helyzetet: egy önkéntes nem tud befejezni egy előzőleg elvállalt feladatot. Egyes projektmenedzsment rendszerek láthatóvá teszik a menedzserek számára, hogy ki másnak lehet kapacitása a feladat befejezésére, illetve az erőforrások újra osztásában is segíthetnek annak érdekében, hogy a prioritást élvező feladatok tovább haladhassanak.
A projektmenedzsment szoftverek minden különböző méretű szervezetnél segítenek abban, hogy mindenki rálásson a folyamatokra. A menedzserek olyan projekteket is tudnak irányítani, amelyek egyszerre zajlanak. A szoftver a szervezeti egységek közötti virtuális határok megszüntetésében is segít: egy eseményhez köthető fundraisingért felelős munkatárs élőben követheti, milyen hírlevelek kiküldését tervezik a programvezetők.
A projektmenedzsment szoftver kiemeli azokat az eseteket is, amikor közös munkára van lehetőség. Egy hírlevél szerkesztője egyből látja, ha a hírlevél tartalma elkészült, így rögtön el tudja kezdeni a munkát a grafikai résszel. Ezáltal olyan munkafolyamat jön létre, amelyben az egyének értesülnek arról, hogy egy feladat elkészült, így kezdődhet a következő. Nem kell többé várakozni arra, hogy valaki szóljon, amikor elkészült a feladat, mivel a csapat összes tagja azonnal látja ezt.
Ez a fajta eszköz hasznos lehet azoknak a nonprofitoknak is, ahol olyan ismétlődő feladatokat csinálnak, mint a hírlevelek, social media posztok és cikkek. Könnyen létrehozhatunk sablonokat ezekre a projektekre, így nem kell újra és újra felépíteni a munkafolyamatot, amikor egy ismétlődő feladat adódik.
Például: egy projektmenedzsment rendszer központi adatforrást hoz létre, amelyen keresztül az összes projekt követhetővé válik és visszakereshető minden, múltban lefutott folyamat. Ha egy új projektet egy régi mintájára hozunk létre, könnyen visszanézhetjük, mi működött jól, illetve mit lehetett volna másképp csinálni. Ha van egy befejezett kampányunk, speciálisan összeválogatott fotókkal, azt is elmenthetjük a projektmenedzsment rendszeren belül, így ahelyett, hogy rengeteg levelezés és különböző fájlok között kellene keresgélnünk, egy helyen megtaláljuk a fontos dokumentációt.
Bemutatjuk az Asana Kedvezmény Programot a NIOKnál
Most, hogy számos különböző módját bemutattuk annak, hogyan tud egy feladatkezelő szoftver segíteni egy nonprofit szervezet működésén, vizsgáljuk meg közelebbről az Asanat.
Fő jellemzők
Az Asana rendszerében egyszerre több csapat vagy egyén hozhat létre feladatokat, ütemezhet be projekteket, meghívhat munkatársakat, követhet munkafolyamatokat és végezhet még több hasznos tevékenységet. A rendszerben könnyen be lehet állítani emlékeztetőket speciális dolgokhoz, mint egy fontos hívás, a szoftver pedig elég rugalmas ahhoz, hogy összehangolja a különböző csapattagok igényeit az együttműködéshez. Miután létrejött a projekt, könnyen lehet követni a különböző feladatokat, feladatokhoz rendelni munkatársakat vagy kommunikálni velük közvetlenül a felületen keresztül. Különböző formátumokban lehet megtekinteni a feladatokat, táblán, listákon vagy naptárban – amelyik éppen a legpraktikusabb.
Ebben az útmutatóban teljes áttekintést olvashatunk az Asana rendszeréről, minden információt tartalmaz, amire szükség lehet a kezdéshez.
Asana Premium vs. Asana Business
Bár az Asana-n keresztül elérhető egy ingyenes, ugyanakkor limitált funkcionalitású verzió, a NIOK által működtetett CivilTech programban 50%-os kedvezménnyel juthatunk hozzá a Prémium és a Business verzióhoz is.
A Prémiummal a következő funkciók használhatók:
- Idővonal
- Összetett keresés és elemzés
- Feladatkezelő
- Privát csapatok és projektek
- Prémium tartalom az Asana Academy-ben
Ezek mind döntő funkciók a hatékony projektmenedzsmenthez minden, akár csak egy kicsit is összetettebb projekt esetében. Ez alapján elmondható, hogy ha egy szervezet komolyan tervezi a projekt menedzsment rendszer kiépítését, legalább ezt a csomagot be kell szereznie.
Azoknak a szervezeteknek, akiknek még több funkcióval felszerelt szoftverre van szükségük, a Business verzió beszerzése a megoldás. Ebben a csomagban mindent megtalálunk, amit a Prémium is tartalmaz, több, haladó funkcióval kiegészítve. A verzióról több információt az Asana Business oldalán találunk.
Tippek a projektmenedzsment eszköz kiépítéséhez egy civil szervezetnél
Függetlenül attól, hogy melyik eszköz beszerzése mellett döntünk, egy alaposan átgondolt kiépítési terv a siker egyik kulcsa. A feladatkezelő szoftver használatának bevezetése azért lehet kifejezetten nehézkes, mert megváltoztathatja azokat a megszokott folyamatokat, ahogy a fontos feladatok addig működtek a szervezetnél. Éppen ezért fontos előre tervezni annak érdekében, hogy minden szereplő átlássa a folyamatot. A továbbiakban tippeket adunk ahhoz, hogy a folyamat a lehető leggördülékenyebb legyen.
1.Győződjünk meg róla, hogy az adott eszköz megfelelő a szervezetünk számára
Mielőtt fejest ugranánk bármilyen szoftver alkalmazásába, szánjunk időt arra, hogy felmérjük és megismerjük az összes elérhető típust és funkciót. Ne hagyjuk, hogy csillogó-villogó újdonságok, amelyek nem illenek bele a szervezet struktúrájába és programjaihoz, eltereljék a figyelmünket.
2. Legyen rend
Annak érdekében, hogy egy projektmenedzsment rendszer hatékony legyen, fontos, hogy mindenki által legyen kőbe vésve a használata. Ezáltal az adott eszköz lesz az egyetlen forrása az információknak és az igazságnak arról, hogy melyik projekt hol tart. Hasznos lépés lehet a senior menedzsment bevonása az eszköz kiválasztásakor, így megszerezve az ő támogatásukat, ami jól jön majd akkor, amikor a csapaton belül kell bevezetni a változást.
3. Legyünk türelmesek, kommunikáljunk tisztán és gyakran.
A változás sokszor nehéz lehet, ezért türelmesnek kell lennünk. Ha épp egyik eszközről térünk át egy másikra, elsőként bizonyosodjunk meg róla, hogy biztos „költözésstratégiánk” van. Abban az esetben, ha teljesen új eszközről van szó, tervezzünk meg egy olyan tanuló folyamatot, ami jó lesz a csapatunknak. Fontos az érthető kommunikálása annak is, hogy tulajdonképpen miért történik ez a nagy változás. Mondjuk el, miért van szüksége a szervezetnek az adott eszközre, hogyan lesz a változás hatással az emberek munkájára, milyen időpontok fontosak, hol találhatóak tréning anyagok, hol található régebbi adat és kit keressenek a munkatársak a kérdéseikkel, aggodalmaikkal, visszajelzéseikkel.
4. Áldozzunk a tréningre
Egy új szoftver bevezetésénél a megfelelő tréning biztosítására szolgáló áldozatok kifizetődnek – sokszorosan. A program általában tartalmaz tréning modelleket vagy akár „akadémiát”, de egy szakértőt is megbízhatunk a szolgáltatótól vagy máshonnan, hogy segítsen a kezdeti nehézségek leküzdésében.
Fontos ugyanakkor az is, hogy a szervezet munkatársait is elkötelezzük a szoftver mellett. A kezdés előtt készítsünk egy listát véleményvezérekről – és a senior menedzserekről – akik majd „korai elfogadók” lesznek és segítenek bemutatni az eszköz előnyeit, valamint megtanítani a használatát másoknak.
Végezetül, ne felejtsük el, hogy mindezt nehéz elsőre tökéletesen kivitelezni. Maradjunk nyitottak a visszajelzésekre vagy akár a stratégiánk megváltoztatására, amennyiben szükséges a projektmenedzsment optimalizálásának érdekében. Egy dolog biztos: egy jól kiépített projektmenedzsment rendszer időt és pénzt takarít meg a nonprofit szervezet számára és lehetővé teszi, hogy a munkatársak olyan hatékonyan végezzék fontos munkájukat, mint eddig soha.