Amikor egy adománygyűjtő kampány elérte a célját és sikerrel zárult, könnyen gondolhatnánk, hogy a jól végzett munka után elégedetten hátradőlhetünk, a munkánk itt véget ért. Természetesen fontos, hogy ezeket a sikereket megünnepeljük, fontos ugyanakkor tudnunk, hogy az adománygyűjtés nem egy lineáris feladatsor, amelynek egy ponton vége szakad - sokkal inkább folyamatos, ciklikusan ismétlődő tevékenység. Ezt a megközelítést hívja a nemzetközi szakirodalom donor cycle-nek; magyarul talán adományozói ciklusnak nevezhetnénk. Az alábbiakban ennek a ciklikus folyamatnak a lépéseit mutatjuk be.
A megközelítés lényege, hogy a támogatókkal való kommunikáció és kapcsolatépítés egy olyan folyamatos tevékenység, amelynek köszönhetően egyre többet megtudhattok róluk, így célzottabban érhetitek el őket, közelebb hozhatjátok őket a szervezethez, és nem csak sikeresen kérhettek tőlük adományokat, de hosszú távon is elkötelezhetitek őket.
Tudd, kik a támogatóid! (Azonosítás): Az első lépés, hogy megtaláljátok, kik a lehetséges adományozóitok. Ez egyaránt jelenti a magánadományozókat, a vállalati és intézményi támogatókat. Nem csak arról van szó, hogy kik számára fontos az ügyetek, kik szeretnék általánosságban támogatni a munkátokat; hanem arról is, hogy kik fogják az adott projektet, célt és gyűjtést támogatni akár meglévő támogatóitok közül. Ők lesznek a gyűjtés célcsoportja.
Ha vállalati vagy intézményi támogatót kerestek, és nincsenek meglévő partnereitek, kapcsolataitok, ötletetetek, érdemes kutatást végezni. A hozzátok hasonló szervezetek honlapján keresztül képet kaphattok róla, kik milyen ügyeket, célokat és tevékenységeket támogatnak szívesen.
Ismerd meg őket! (Kapcsolatépítés): Ahhoz, hogy sikeresen megszólítsátok lehetséges adományozóitokat, meg kell őket ismernetek. Ez többféleképpen is történhet attól függően, milyen támogatókat és milyen módszerrel szeretnétek elérni. Magánadományozóitokról elég sokat megtudhattok online kommunikációs eszközökkel (pl. Google Analytics, Facebook Insights), de akár egy kérdőívben is megkérdezhetitek őket arról, miért követik a szervezet munkáját, és mely céljaitok és tevékenységeitek fontosak a számukra. De meghívhatjátok őket egy rendezvényetekre is, vagy bevonhatjátok őket önkéntesként, így személyesen is megismerhetitek őket. Az ilyen élmények és kapcsolódások nagyon közel tudják hozni a támogatót a szervezethez.
Ha nagy összegű magánadományt szeretnétek egy elkötelezett támogatótól kérni, akkor mindenképpen személyes kapcsolatot keressetek vele, hogy jobban megismerjétek őt, ő is közelebb kerüljön a szervezethez, bizalmi kapcsolatot építsetek vele, hogy lehetőséget teremtsetek a kérésre. A major gift adománygyűjtésről itt olvashattok többet.
Ha vállalati vagy intézményi támogatót szeretnétek bevonni, érdemes a honlapjukat megnézni, cikkeket olvasni korábbi támogatásaikról, partnerségeikről, hogy megismerjétek, milyen értékeket képviselnek, és hogyan tudtok kapcsolódni hozzájuk. Egy cég esetében további szempontot jelenthet a tevékenységük, amely közvetlenül vagy közvetetten kapcsolódhat a tiétekhez. Az intézményi forrásteremtésről itt, a vállalatiról pedig itt olvashattok bővebben.
A személyes kapcsolatépítések esetében kulcsfontosságú, hogy készek legyetek időt és kapacitást fordítani rá, hiszen magát a kérést több hetes vagy akár hónapos folyamat előzheti meg. Ne feledjétek, hogy kérésetek nagy döntést jelent az adományozó részéről, így időre és bizalomra lesz szükség, hogy meghozza azt.
A jól megtervezett, rendszeres és hiteles kommunikáció különösen fontos ebben a szakaszban. A kapcsolatépítés során ne csak arra törekedjetek, hogy a szervezet megismerje lehetséges támogatóit - hanem arra is, hogy ők minél jobban megismerjék a szervezetet, kapcsolódni tudjanak hozzá, és lehetőségük legyen többféleképpen is bevonódni a munkátokba, pl. önkéntesként, petíció aláírásával, eseményeken való részvétellel. Támogatóitok így aktív részesei lehetnek a szervezet munkájának, visszajelzéseik értékes forrást jelenthetnek a szervezet tevékenységeinek és stratégiájának kialakításában, és olyan közösséget, kölcsönös kapcsolatot, partnerséget alakíthattok ki velük, amely mindkét fél számára rengeteget ad. Ezek a rendkívül elkötelezett és aktív támogatók pedig valódi társadalmi bázist jelentenek a szervezet számára.
Kérj adományt! (Kérés): Amikor elérkezettnek látjátok a pillanatot, hogy kérjetek, még két dolgot kell végiggondolnotok. Az egyik, hogy mekkora összeget kértek - ez egyrészt attól függ, hogy mire kértek és milyen összegre van szükségetek; másrészt a támogató lehetőségeitől. Ne kérjünk se sokkal kevesebbet, se jóval többet, mint amennyit a támogató vélhetően adni tud. Ez persze nem könnyű, de nagyságrendileg meg kell tudnunk határozni, és minél többet tudunk támogatóinkról, annál egyszerűbben fog menni.
A másik pedig, hogy hogyan kértek: írásban, szóban, vagy a kettő kombinációjában? Egy online adománygyűjtés esetében nyilván írásban fogtok kérni, ezért az üzenet megfogalmazása jelenti a legfőbb feladatot. Erről bővebben itt olvashattok. Nagyobb összegű magánadomány esetében feltétlenül személyesen kell a kérést megtenni. Vállalati vagy intézményi forrásokra mindenképpen pályázatot kell beadni, de ezt megelőzheti egy személyes kapcsolatépítés és kérés is. A pályázatírásról itt olvashattok részetesen.
Folytasd a párbeszédet! (Kapcsolattartás): Ha pozitív választ kaptunk, első és legfontosabb feladatunk, hogy köszönetet mondjunk, és kifejezzük hálánkat a támogató(k) felé, idővel pedig beszámoljunk feléjük a támogatás felhasználásáról. Az adott kampány ugyan ezzel és a kampány értékelésével lezárul, új adományozóitokkal azonban csak most kezdődik a kapcsolatépítés és a rendszeres kommunikáció, korábbi adományozóitokkal pedig folytathatjátok mindezt, hogy hosszú távon is elkötelezzétek őket, megtartsátok támogatásukat, és idővel akár több vagy rendszeresebb támogatást kérjetek tőlük. Ezzel pedig a kör újrakezdődik, és következő gyűjtésetek során még több támogatót vonhattok be és szólíthattok meg, egyre célzottabban és sikeresebben!