Az SZJA 1% felajánlások megszerzése a civil szervezetek számára viszonylag könnyen megy. A szervezetek általában tisztában vannak a regisztrációval kapcsolatos szabályokkal, melyeket teljesítve egyszerű dolog a felajánlást fogadni tudó szervezetek közé bekerülni, majd egy hatásos, az SZJA bevallási időszakban folytatott kampány sikerét mutatja a bankszámlára a regisztráció évét követő év szeptember 30-ig megérkező pénzösszeg. Az átutalt SZJA 1%-kal azonban el is kell számolni, így nem szabad hátra dőlni, ugyanis a jogosulatlanul felhasznált vagy fel nem használt összegeket vissza kell utalni. Ráadásul a megkapott összeg költségvetési támogatásnak minősül, így a NAV minden fázist ellenőrizhet ezzel kapcsolatban [Szja1% tv. 7.§ (7)], ezért olyan nyilvántartást kell vezetni, mellyel minden időpillanatban el tudunk számolni, nyomon tudjuk követni a felhasználást, és természetesen ezeknek a számviteli nyilvántartásokban is meg kell jelennie.

Az adóhatóság a következőket vizsgálhatja egy adott rendelkező évben felajánlott és a szervezet részére kiutalt SZJA1% kapcsán:

1. Az előzetes regisztrációhoz szükséges feltételek folyamatos fennállása a vizsgált időszakban;
2. A kiutalt összeg felhasználása és tartalékolása körülményei, kapcsolódó bizonylatok;
3. A felhasználást alátámasztó nyilvántartások;
4. Közzétételi kötelezettségnek való megfelelés,
5. A könyvvezetési, nyilvántartásvezetési kötelezettség teljesítése, és a bizonylatmegőrzési kötelezettség betartása

Jogosultsági feltételek fennállása

2015.január 1-jétől csak akkor lehet megkapni a felajánlott összeget, ha a szervezet előzetesen regisztrált az adóhatóságnál az EGYREG nyomtatványon (ebben az évben a 23EGYREG). Arról, hogy ki és hogyan regisztrálhat SZJA1% fogadására, bővebben itt olvashat:  https://www.nonprofit.hu/hirek/SZJA-1-tudnivalok-aktualitasok-2022-ben

Jogszerű felhasználás

A hatályos SZJA 1% szabályok szerint felajánlott összeg költségvetési támogatásnak minősül, melyet elsősorban közcélú tevékenységekhez szabad felhasználni, azaz azt a szervezet a létesítő okiratában, a cél szerinti tevékenységei között megnevezett, jellegét tekintve közhasznú tevékenységének megvalósítására fordíthatja, melyre hivatkozással a regisztrációját megkérte. Egyéb korlátozást ezzel kapcsolatosan a jogszabály nem tartalmaz, így ezek lehetnek a közhasznú tevékenységhez közvetlenül kapcsolódó anyagköltségek, igénybe vett szolgáltatások, munkabérek, egyéb személyi jellegű kifizetések és az ezekhez tartozó adók és járulékok, de akár egy a kizárólag a közhasznú tevékenység ellátásának célját szolgáló tartós eszköz beszerzéséhez kapcsolódó kiadások is.

A közvetlenül a közhasznú tevékenységhez történő felhasználás mellett a civil szervezetnek lehetősége van arra is, hogy a felajánlott SZJA 1%-ból működésének egy részét fedezze. Erre azonban ebből a keretből nem költhet többet, mint az adott évi felhasználás (tehát nem a kiutalás!) 25%-a, de maximum 25 millió forintot. Még egy korlátozó szabályt is bevezettek, miszerint a reklámra és marketing céljából történő kifizetésre sem költhet többet, mint a felhasznált összeg 10%-a, de maximum 10 millió forint. [Szftv. 7. § (8)-(9)]

A felhasználás során működési költségként különösen a következők vehetők figyelembe [Szftv. 7. § (10)]

• a számviteli törvény 79.§-a szerinti személyi jellegű ráfordítások – ezek lehetnek azoknak az alkalmazottaknak kifizetett munkabérek, az elszámolt megbízási és tiszteletdíjak, a személyi jellegű kifizetések és az ezek után fizetendő bérjárulékok, akik a közhasznú tevékenységben közvetlenül nem vesznek részt, munkakörük, feladatellátásuk inkább a civil szervezet adminisztrációját, működését szolgálják;
• a számviteli törvény 83.§ (3) bekezdés szerinti fizetendő kamatok és kamatjellegű ráfordítások, valamint a pénzügyi műveletek egyéb ráfordításai, 
• a székhely, működési hely fenntartásával és működtetésével kapcsolatos költségek, így különösen az ingatlan bérleti díja és a kedvezményezettet terhelő közműdíjak, kivéve, ha az ingatlan valamely alapító, tag, vezető tisztségviselő, alkalmazott vagy ezek hozzátartozója által bármely jogcímen lakás céljára használt ingatlana is egyben;
• postaköltség, telefon- és internetszolgáltatás alapdíja.

Milyen időszakokat vonhatnak vizsgálat alá 2023 őszén és 2024-ben? 

2023-ban vizsgálható utoljára a beadott 18KOZ elszámolások alapján a 2018-ban kiutalt, illetve a 17KOZ nyomtatványon tartalékolásként bemutatott összegek felhasználása, így tehát a 2018-2021 évek ellenőrzése jöhet szóba 2023. őszén, 2024-ben pedig az adózásban szokásos elévülés, illetve a majd beadásra kerülő 22KOZ elszámolásokat követően ez az időszak már a 2019-2022. évekre módosul, és így tovább.

A fent jelzett időszak alatt a jogosultság szabályai nem változtak, azok megegyeztek a cikkben bemutatott szabályokkal. 

A felhasználás szabályait tekintve: a tartalékolás lehetősége is már a 2013-as kiutalástól kezdve +1 évre csökkent, így a kiutalt összeget a kiutalás évét követő második év végéig lehet jogszerűen elkölteni.

A működési célú felhasználás előírásaiban egyetlen változás volt az időszakban, melynek hatálya 2017. január 1., így először a 2017-ben felhasznált összegekre vonatkozóan kellett alkalmazni ezeket. Hatályon kívül került a törvényből a Szftv. 7.§ (10) a) ac) pont, mely egészen eddig az időpontig megengedte, hogy a civil szervezet elismert működési célú felhasználásként vehesse figyelembe a Számviteli tv. 86.§ (7) c) pontja szerint a könyvekben rendkívüli ráfordításként kimutatott (nem költségek és ráfordítások ellentételezésére, illetve nem fejlesztési célra) visszafizetési kötelezettség nélkül átadott, pénzügyileg rendezett, véglegesen átadott pénzeszközök összegét. Ilyen címen utoljára tehát 2016. év végéig volt lehetőség a felhasználásra.

Az elszámolások összeállításakor az alábbiakra figyeljünk:

Az, hogy egy adott kiadás a közhasznú tevékenységet közvetlenül szolgálja-e, vagy inkább működési célú lehet, mindig mérlegelés kérdése. 

Például a telefonszolgáltatás alapdíja a civil szervezeteknél általában működési költség, de egy lelkisegély-vonalat működtető alapítványnak a segélyvonal fenntartásával és működésével kapcsolatos költségei közvetlenül a közhasznú tevékenységéhez köthető ráfordítások lesznek. Ugyanez mondható el azokról a ráfordításokról, amit egy, az önkéntesekre épülő közhasznú tevékenység ellátását támogató alapítvány az önkéntesek képzésére, munkájuk segítésére fordít.

SZJA1%-ból származó összeget a forrásszerzés költségeire is lehet fordítani, de mivel ez csak közvetetten szolgálja a közhasznú tevékenységet, a ráfordítás jellegét tekintve a működési vagy a reklám és marketing kategóriában kell figyelembe venni a cél szerinti kategória helyett.

Érdemes a létesítő okirattal összhangban, a Számviteli Politika megalkotásával egyidejűleg, ahhoz szorosan kapcsolódva rögzíteni – például egy Gazdálkodási Szabályzatban – az egyes tevékenységekhez kapcsolódó bevételeket és ráfordításokat a későbbi viták elkerülése érdekében.  Amennyiben a szervezet nem rendelkezik ilyen szabályzattal, a vizsgálat során más módon kell igazolnia az elszámolt kiadások az SZJA1% felhasználás előírásai szerinti szabályszerűségét, jogszerűségét. Mindenképpen érdemes már az elszámolás elkészítésekor előre felkészülni egy esetleges ellenőrzésre, és a kiadásokhoz kapcsolódó dokumentációt (szerződés, teljesítésigazolás, számla, bérlap, stb) és egyéb kapcsolódó információkat (fotók, cikkek, közösségi média megjelenések stb.) összerendezni, egy helyen tartani. Megfordítva: csak olyan kiadást vegyünk be az elszámolásba, mely kellő dokumentációval rendelkezik.

Figyeljünk arra, hogy ha a civil szervezet tartalékolt összeget mutatott ki egy adott évi kiutaláshoz tartozó elszámolásban, akkor feltételezhetően a felhasználás évéről szóló beszámolójában legalább ennyi pénzeszközzel kell, hogy rendelkezzen. A legutóbbi, 2023. május 31-ig beadott 21KOZ-ban tartalékolt összegként kimutatott pénznek (amit 2021-ben kiutaltak, de 2022.12.31-ig nem került felhasználásra) praktikusan a 2022. december 31-i bankkivonaton a záró egyenleg összegében látszania kellett!

A 15KOZ elszámolás benyújtásától kezdődően külön soron fel kell tüntetni a köztartozás miatt ki nem utalt, felajánlott SZJA 1% összegét. Ezzel az összeggel is el kell számolni, nem csak a ténylegesen kiutalt SZJA 1%-kal az adott évről szóló KOZ nyomtatványban (bár a nyomtatvány nem így számol, a jogszabály így szól!) A ki nem utalás kizárólag pénzügyi visszatartás, a felajánlott teljes összeg átutaltnak tekintendő, melyet ráadásul, mint az előbbiekben láttuk, adótartozásra vagy más végrehajtható tartozásra nem feltétlenül lehet felhasználni!

A szervezet számára felajánlott SZJA1%-ok pontos összegéről a NAV értesítést küld, és 2022-től a civil szervezetek adófolyószámlájára is felkerül egy új, 703-as adónem számlára. (Hurrá! Végre nem kell egyesével visszakeresni, hanem egy helyen nyomon követhető lesz ezután!)

A visszatartott összegről a NAV végzést hoz, melyben megjelöli, hogy a visszatartott összeget melyik adónemre (ami a folyószámlán is megjelenik), vagy más köztartozásra vezette át. Ebben az esetben a banki utalás mellett a végzésben szereplő összeget is szerepeltetni kell a könyvelésben, és ez lesz az az összeg, melyet a jogszabályban meghatározott módon használhat fel a szervezet, és melyről el kell számolnia. Persze sokkal egyszerűbb lenne, ha a szeptember 15-ig megkapott értesítést követően gyorsan rendeznénk a kiutalásig a fennálló tartozásokat, megtisztelve ezzel a felajánló magánszemélyeket.

A felhasználással kapcsolatban újabb dilemma, hogy egy adott elszámolásban milyen időszakra eső költséget lehet megjeleníteni. Véleményünk szerint két dolgot kell szem előtt tartani, bár ilyen jogszabályi előírás kifejezetten nincsen:

• az adott évben felajánlott SZJA 1% összege annak kiutalásától, azaz a bankszámlán való rendelkezésre állása után válik költhetővé, így azt megelőzően keletkezett kiadásokat nem lehet elszámolni, illetve
• amíg egy korábbi évről van fel nem használt kiutalt SZJA 1 %, addig a következő évi kiutalást nem kezdjük el költeni, hiszen az előbb érkezett összegnek előbb telik le a felhasználási időszaka

Nyilvántartás

Mivel a felhasználásnak időbeli és a felhasználás jellegét tekintve is korlátai vannak, érdemes folyamatosan figyelemmel kísérni az egyes években kiutalt egyes összegek felhasználását, hogy a KOZ beszámoló elkészítésekor ne érjen senkit meglepetés, ami egy esetleges visszafizetési kötelezettséggel járna. Figyelni kell a KOZ elszámolások és a könyvelés összhangjára, illetve a felhasználás könyvelésben történő elkülönítésére is.

Ezekre figyelemmel a könyvvezetés során az SZJA1% felhasználását elkülönítetten kell kezelni akár gyűjtőszámok, munkaszámok, vagy projektszámok alkalmazásával, akár a főkönyvi számlák alábontásával. Szükséges lehet egy analitikus nyilvántartás is, hogy nyomon lehessen követni, hogy az egyes években beérkező összegek mely években kerültek felhasználásra. Az évzáráskor minden esetben fel kell leltározni, hogy az egyes években kiutalt SZJA1% összegekből mennyi maradt még, ami a következő évben felhasználható, és a fel nem használt részt passzív időbeli elhatárolásként kell a beszámoló mérlegében kimutatni. Az adott évi kiutalás KOZ elszámolásában viszont csak akkor kell tartalékolásként jelenteni a maradék összeget, ha az a kiutalás évében, és az azt követő évben sem került felhasználásra.

A pontos, éveken átnyúló nyilvántartás azért is fontos, mert hiába költi el a civil szervezet a pénz beérkezését követően másnap a teljes összeget, az erről szóló elszámolást csak a kiutalást követő 2. évben tudja benyújtani a NAV felé (akkorra jelenik meg az ezt lehetővé tevő nyomtatvány), így két-három évet kell egyszerre átlátni.

Fontos, hogy az SZJA 1% felhasználással kapcsolatos nyilvántartásokat, dokumentációt az általános bizonylat megőrzési rendelkezések szerint kell megőrizni. Az Adóhatóság az SZJA1% felhasználását a kiutalás évét követő évtől számított 5. év végéig ellenőrizheti.

Közzététel

Az ellenőrzés során a NAV vizsgálja, hogy az adott évi SZJA 1% kiutalásról szóló elszámolást (KOZ) a kedvezményezett megfelelő formában, határidőre benyújtotta-e. Ez főszabályként a kiutalás évszámának utolsó két számjegyével jelzett KOZ nyomtatvány, amit elektronikus úton kell a NAV részére megküldeni a kiutalás évét követő második év május 31-éig. (Legközelebb 2024. május 31-ig majd a 22KOZ nyomtatványon fogunk adatot szolgáltatni a 21KOZ-ban tartalékolt összeg és a 2022-ben kiutalt összeg vonatkozásában.)

Soron kívüli elszámolásra van szükség akkor, ha a civil szervezet:

• jogutód nélkül megszűnik
• a számára kiutalt összegre nem tart igényt, és a regisztrációját meg kívánja szüntetni.

Ennek formája a benyújtás évszámának utolsó két számjegyével jelzett MKOZ nyomtatvány, melyet szintén elektronikus úton kell beküldeni, a döntést követően soron kívül. (2023-ben 23MKOZ a nyomtatvány száma.)

A megszűnő szervezetnek, aki regisztrált az SZJA 1 %-ra, akkor is be kell ezt a nyomtatványt adnia, ha nincs elszámolandó összege. Azért van erre szükség, mert ezen információ alapján törli az Adóhatóság a szervezetet a regisztrált szervezetek közül, és a továbbiakban nem kaphat SZJA 1 % kiutalást. 

A közzétételre további előírás, hogy amennyiben a kedvezményezett civil szervezet rendelkezik általa fenntartott vagy a megbízása alapján működtetett olyan internetes felülettel, amelynek tartalmáért ő felel (a továbbiakban: saját honlap), az adóhatóság részére megküldött dokumentumokat azzal egyidejűleg a saját honlapján is közzé kell tennie, és azt egy évig nem távolíthatja el, így ezt a tényt is ellenőrizheti a hatóság.

Amennyiben a NAV a benyújtásra nyitva álló határidő lejártát követően megállapítja, hogy az SZJA 1% kiutalásban részesült kedvezményezett a KOZ közleményt nem nyújtotta be, illetve a közleményében számszaki hibás adatokat közölt, vagy nem az elszámolandó összeget szerepelteti, felszólítja őt a hiánypótlásra, vagy az elszámolás kijavítására. A kijavítás során a KOZ nyomtatvány minden oldalát újra ki kell tölteni a helyes adatokkal. A nyomtatványon nincs lehetőség jelölni a javítás tényét, illetve a hibajavításra felszólító levélre való hivatkozást tenni, ezeket enélkül kell ismét beküldeni elektronikusan.

Ha a NAV által a kitűzött határidőt elmulasztotta, határozattal kizárja a kedvezményezettet a határozat jogerőre emelkedését követő rendelkező évben a felajánlásokból történő részesedésből.

Amennyiben a NAV egy utólagos ellenőrzés során megállapítja, hogy a kedvezményezett a közleményében valótlan adatot közöl, határozattal szintén kizárja a kedvezményezettet a határozat jogerőre emelkedését követő rendelkező évben a felajánlásokból történő részesedésből és rendelkezik a jogszabályi előírásoktól eltérően felhasznált összeg visszafizettetéséről.

Az adóhatóság mérlegelése szerint a kedvezményezett az Szftv-ben foglalt kötelezettségeinek megsértése esetén az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény 220. § (1) bekezdése szerinti mulasztási bírsággal sújtható (500.000 Ft).

Érdemes tehát a nyilvántartásainkat átvizsgálni, és ha szükséges utólag korrigálni az elszámolást. Ez azt jelenti, hogy a kedvezményezett maga kezdeményezi a beadott KOZ közlemény módosítását.