Az irodai alkalmazások használata alapvető a civil szervezeti működésben. Legyen bármennyire kicsi egy szervezet, nem képzelhető el, hogy emailt ne küldjön, dokumentuma ne keletkezzen.
Ahogy nő egy szervezet, az irodai hatékonyság nagy mértékben befolyásolja magának a szervezetnek a hatékonyságát, céljai elérésének lehetőségét.
Gondolhatjuk azt is, hogy az infrastruktúrára, adminisztrációs és belső kommunikációs módszerek kialakítására és működtetésére fordított kapacitás elveszi a fókuszt a civil jellegű tevékenységről, és ez a fajta hatékonyságnövelés, költség és kapacitásoptimalizáció maradjon meg az üzleti szektornak.
A civil szervezetek kapacitásai viszont végesek, sokszor erősen limitáltak, így éppen a civil szektorban nagyon nem mindegy, hogy a rendelkezésre álló erőforrásokat (és ebbe az emberi munkaórákat még inkább bele kell számolni) hogyan használja a szervezet, hol folyik el az a munkaóramennyiség és energia, amit a cél szerinti tevékenységre, a hatás elérésére fordíthatna a szervezet.
Még akkor is, ha csak 1-2 ember dolgozik együtt, de 3-4 fő feletti munkatárs/önkéntes esetén mindenképpen felmerülnek azok a kérdések, amely átgondolására, rendszerbe helyezésére, kialakítására időt kell szánni annak érdekében, hogy a következő hónapok, évek során időt, energiát, hibalehetőséget spórolva tudjon működni a szervezet.
Többek között (és itt tényleg csak néhány kérdést teszünk fel), érdemes átgondolni, hogy
- milyen munkafolyamatokban dolgozunk együtt, mi az, amit mindenkinek, vagy többeknek tudnia kell?
- melyek azok a dokumentumok, amelyeknek mindenki számára rendelkezésre kell állni?
- meg van-e oldva, hogy a dokumentumok elérhetősége és szerkesztése ne függjön a munkatársak fluktuációjától?
- milyen folyamatokban dolgoznak együtt a kollégák? Azokban hogyan kommunikálnak egymással?
- tudjuk-e követni, hogy kinek, mit, milyen információval, milyen határidőre ki adott ki, és az menet közben hogyan változik? Számon tudom-e kérni, ha valamit kértem, vagy már annyi mindent kértem annyi embertől, hogy már én sem tudom, pontosan mit és mikorra várjak?
- vesznek-e el információk embereknél? Tudja-e mindenki rendszerezni a feladatait, vagy egyáltalán a vele megosztott információkat?
- előfordul-e, hogy nem tudunk valamit megcsinálni, mert az, aki ért hozzá, épp nem elérhető?
- új munkatárs belépésénél át tudjuk-e adni rendesen a háttérinfókat, eligazodik-e az előzményekben?
- ha kilép egy munkatárs/önkéntes, hogyan tudjuk biztosítani, hogy értékes információk, dokumentumok ne kerüljenek szervezeten kívülre?
- dolgozunk-e együtt más szervezetekkel közös programokon, és ezekben a folyamatokban megfelelően áramlanak-e az információk, mennyire nehézkes a közös munka?
A fenti kérdések átgondolásához a témához kapcsolódó tartalmak között sok háttéranyag található az irodai hatékonyság, dokumentumkezelés, belső kommunikáció témakörében. Nem csupán eszközöket mutatunk be (ezek többsége ingyenesen vagy kedvezménnyel elérhető civil szervezeteknek a CivilTech programban), hanem a kiválasztásban, használatban is nyújtunk segítséget.
