A köt. alapján az önkéntesekről és a nekik adott juttatásokról a szervezetnek nyilvántartást kell vezetni, melyet 5 évig kell megőrizni, a minisztérium felé nincs az egyes önkéntesekkel kapcsolatos bejelentési kötelezettség. A nyilvántartás lényegében egy tartalmas önkéntes szerződéssel, valamint a juttatásokat egyedileg tartalmazó adatgyűjtéssel megoldható .
A Köt. alapján az alábbi önkéntesekre vonatkozó adatok nyilvántartása szükséges:
- az önkéntes természetes személyazonosító adatait, valamint, ha az önkéntes nem magyar állampolgár, az állampolgárságát,
- az önkéntes lakóhelyét, ennek hiányában tartózkodási, illetve szálláshelyét,
- korlátozottan cselekvőképes és kiskorúsága miatt cselekvőképtelen önkéntes esetén a törvényes képviselő természetes személyazonosító adatait és lakóhelyét, ennek hiányában tartózkodási helyét,
- a 6. § (1) bekezdésének a)-c) pontjában meghatározottakat,
- a közérdekű önkéntes tevékenység megkezdésének időpontját,
- határozott időre kötött önkéntes szerződés esetén azt az időpontot, amikor a szerződés hatálya megszűnik,
- tizennyolcadik életévét be nem töltött önkéntes esetén a közérdekű önkéntes tevékenységre fordított idővel kapcsolatos adatokat, valamint
- az önkéntesnek a 2. § (3) bekezdése szerint nyújtott juttatásokat.
Az önkéntesek személyes adatainak nyilvántartása, kezelése a GDPR-nak megfelelően történjen.
