Adományokat gyűjtő civil szervezetként Magyarországon számos adatot gyűjthettek, de az adatkezelés során szigorúan be kell tartani az adatvédelmi jogszabályokat, különös tekintettel az Európai Unió Általános Adatvédelmi Rendeletében foglaltakat (GDPR) .
Az alábbi felsorolásban áttekintjük, hogy melyek az adománygyűjtés során kezelt legáltalánosabb gyűjtött adat kategóriák, és azokat általában milyen jogalap alapján lehet kezelni.
Általában gyűjtött adat kategóriák:
- Alapvető azonosító adatok:
- Név
- Lakcím
- E-mail cím
- Telefonszám
- Irányítószám
Tipp: ha például az adománygyűjtéskor rögzítjük az adományozók nevét és elérhetőségét, akkor fontos arra figyelnünk, hogy az előzetes tájékoztatás megtörténjen. Ez akár lehet egy linken, vagy QR kódon keresztül elérhetővé tett adatkezelési tájékoztató, de lehet egy papír alapon átadott tájékoztató is. Az adományozó adatainak rögzítése nyilvánvalóan kapcsolattartási céllal történt, melynek részleteit az adatfelvételkor elérhetővé tett adatkezelési tájékoztatóból akár később is megismerheti az adományozónk.
- Pénzügyi adatok
- Banki átutalási adatok
- Adományozási előzmények
- 1%-os felajánlások
- Tranzakciók időpontja
TIPP: Az 1%-os támogatások esetén az adományozó hozzájárulhat ahhoz, hogy a NAV-tól szervezet megkapja az adományozói adatait. A kapcsolatfelvételkor (pl. köszönőlevél kiküldésekor) érdemes az illető személy hozzájárulását kérni a jövőbeli (pl. email hírlevél) kapcsolattartáshoz.
- Kapcsolattartási preferenciák
- Az adományozók által preferált kommunikációs csatornák
- Hírlevelekre és egyéb értesítésekre vonatkozó feliratkozási beállítások
TIPP: A korszerű CRM rendszerek képesek rögzíteni azt, hogy melyik támogatónk milyen úton szeretne kapcsolatban lenni velünk. Ha felajánljuk az összes lehetséges kommunikációs csatornát, akkor azzal egyidőben lehetővé kell tennünk, hogy az érintett választhasson is, azaz szegmentálhassa az általa preferált kapcsolattartási csatornát (pl. csak e mailen, csak SMS-ben kíván üzeneteket fogadni tőlünk).
- Önkéntesen megadott adatok
- Érdeklődési körök és preferenciák az adományozási célokkal kapcsolatban
- Visszajelzések és vélemények az adományozói élménnyel kapcsolatban
- Születési dátum - születésnapi üdvözlet
TIPP: Ha személyesebbé szeretnénk tenni a kapcsolódásainkat az adományozókkal, akkor a vonatkozó hozzájárulások alapján személyesebb, pl. születésnapi üzenetet is küldhetünk számukra.
A leggyakrabban felmerülő GDPR jogalapok a fent felsorolt adatkezelések vonatkozásában:
- Hozzájárulás: az adományozók önkéntes, konkrét, tájékozott és egyértelmű hozzájárulása az adataik kezeléséhez (GDRP 6. cikk (a) pontja)
- Szerződés teljesítése: az adományozási folyamat részeként szükséges adatok kezelése (GDRP 6. cikk (b) pontja) Fontos: az adományozás lehet egyszeri és rendszeres, pl. támogatási szerződésen alapuló (pl. EU támogatási szerződés, tartós adományozási szerződés. A konkrét adományozás körülményeit megvizsgálva lehet eldönteni, hogy írásos dokumentáció híján (pl. utcai adományozás) mi lehet az adatkezelés jogalapja.
- Jogi kötelezettség: törvényben előírt azaz jogszabályi kötelezettségen alapuló adatszolgáltatási kötelezettségek (pl. adományozást bizonyító számviteli bizonylatok megőrzése 8 évig) (GDRP 6. cikk (c) pontja)
- Jogos érdek: Az adománygyűjtő szervezet jogos érdekei, amennyiben azok nem sértik az érintettek alapvető jogait és szabadságait (pl. egy rendszeres, visszatérő adománygyűjtési folyamatban a folyamatos kapcsolattartás lehet jogos érdek, de ehhez el kell készíteni a vonatkozó érdekmérlegelési tesztet). (GDRP 6. cikk (f) pontja)
