Több olyan eset is van, amikor az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az érintett az egyik fél, vagy az adatkezelés az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges. 

Az alábbi példákban ismertetjük a leggyakrabban előforduló eseteket:

Önkéntesek szerződéseinek kezelése

• Példa: Egy civil szervezet önkénteseket toboroz egy rendezvény vagy projekt lebonyolítására. Az önkéntesek személyes adatait (pl. név, elérhetőségek, esetleg egészségügyi adatok, ha szükséges) kezelik az önkéntes szerződés megkötése és a feladatok teljesítése érdekében. Megjegyzés: ha viszont a közérdekű önkéntességről szóló törvény szerinti önkéntest foglalkoztatunk, akkor ott a GDPR 6. cikk (1) c. pontos jogszabályi kötelezettség alapján 5 évig kell megőrizni a vonatkozó adatokat (ld. 2005. évi LXXXVIII. törvény a közérdekű önkéntes tevékenységről 6. § (6)).
• Magyarázat: Az adatkezelés szükséges ahhoz, hogy a szerződésben vállalt kötelezettségeket teljesíteni lehessen, például az önkéntesek beosztásának megszervezése vagy az ellátásuk biztosítása érdekében.

Szolgáltatások nyújtása 

• Példa: Egy civil szervezet szociális szolgáltatásokat nyújt rászorulóknak (pl. étkeztetés, szállás, otthoni gondozás, jogi tanácsadás). Az érintett személyek (kedvezményezettek) adatait kezeli a szerződés teljesítése érdekében, például a támogatások biztosításához vagy a szolgáltatások koordinálásához. A kedvezményezettek adatai szükségesek a szolgáltatás nyújtásához és a szerződés (pl. támogatási szerződés) teljesítéséhez.

Képzések és programok lebonyolítása

• Példa: Egy civil szervezet költségtérítéses (vagy támogatott) képzéseket vagy workshopokat szervez cégek, a tagjai vagy a nyilvánosság számára, és a résztvevők személyes adatait (pl. név, elérhetőségek) kezeli a regisztráció, részvétel, catering biztosítása érdekében. A képzési szerződés teljesítése érdekében az adatkezelés szükséges, hiszen a résztvevőkkel való kommunikáció és a program megszervezése nem lenne lehetséges az adatok kezelése nélkül.

Jogi tanácsadás nyújtása

• Példa: Egy civil szervezet jogi tanácsadást nyújt hátrányos helyzetű embereknek, és az érintettek adatait (pl. név, jogi kérdések) kezeli a tanácsadás nyújtása céljából. A jogi szolgáltatások nyújtásához szükséges az érintett adatok kezelése, mivel a tanácsadás a személyes körülmények ismeretében történik, és ez elengedhetetlen a szolgáltatás teljesítéséhez.

FONTOS: Gyakran nem is az érintettel van a szervezetnek szerződése, hanem a támogatójával ( a donor szervezettel). A támogató általában előír dokumentációs kötelezettséget azt illetően, hogy a támogatás jó helyre került és a kedvezményezettek valóban részesültek a vonatkozó képzésben, vagy ellátásban.

Ez az eset is a szerződéses jogalapnak felel meg, de a támogatási szerződés rendelkezései alapján kell az ott meghatározott adatkezelési/iratmegőrzési határidőt figyelembe venni a további, a támogatott programhoz kapcsolódó szerződések megkötésekor is, ugyanis lehet, hogy a támogatott további szerződéseket köt más, együttműködő partnerekkel, vagy éppen beszállítokkal, adatfeldolgozókkal mint pl. egy nyomda, vagy catering cég. Ez utóbbi szerződéses viszonyok vonatkozásában természetesen számos más jogalap is felmerülhet (pl. számviteli bizonylatok megőrzési határideje) de az együttműködő szervezetek viszonylatában megvalósuló adatkezelési elsődleges jogalapja a támogatási szerződésben foglaltak teljesítése.  

Felmerülhet olyan helyzet is, ahol az adatok felvételekor egyes adatokat a szerződés teljesítése alapján, más adatokat pedig egyéb jogalap alapján kérünk.

Pl. egy támogatott rendezvényre való regisztráció során olyan adatokat is kérünk, vagy olyan célokat is megjelölünk, ami a szervezet hosszú távú érdekeit szolgálja (pl. jövőbeni kapcsolatfelvétel). Itt két érdek és adatkezelési cél találkozik: 

• egyrészről a szerződéses kötelezettségnek történő megfelelés, 
• másrészről pedig a szervezet hosszú távú érdeke, ami túlmutat a konkrét támogatási szerződésben vállalt kötelezettségeken. Az utóbbihoz érdemes már a szerződéses kapcsolat fennállta alatt beszerezni a hozzájárulást. 

Példa: egy támogatási szerződés alapján egy konferenciára gyűjtünk regisztrációkat. A konferenciára történő jelentkezés alkalmával nemcsak a rendezvényhez kapcsolódó adatkezeléshez járulhat  hozzá a jelentkezelő, hanem pl. a szervezet hírlevelére is feliratkozhat egy másik hozzájáruló nyilatkozat megadásával. 

Példa: 

1. tudomásul veszem, hogy az EU XZ- számú támogatási szerződése alapján a konferencia és azt azt követő follow up kommunikáció során nevemet, email címemet a  támogatói szerződésben megfogalmazott támogató elvárások és hatásmérés céljából kezeljék (  )
2. Hozzájárulok, hogy XY szervezet a személyes adataimat e-hírlevél küldésre felhasználja! (  ) 

Megjegyzés:

A 2-es számú hozzájárulás ez a konkrét hozzájárulás túlmutat a támogatási szerződés keretein. Természetesen a feliratkozó személy a Hírlevélről bármikor leiratkozhat, ennek feltételeiről a szervezet  Adatkezelési tájékoztatójában kaphat tájékoztatást)

Amennyiben az adatkezelés a támogatóval való szerződés keretében valósul meg, és az adatok (pl. jelenléti ív) átadásra kerülnek a támogatónak, akkor a tájékoztatásban ennek tényét fel kell tüntetni.