A tagságot nyilván kell tartani. A nyilvántartás módjára nincs egységes jogi szabályozás, ez minden egyesületnek a saját belső ügye. A tagnyilvántartásban csak olyan adatokat lehet nyilvántartani, amelyek nyilvántartása valamely jól definiálható, jogszerű cél érdekében és, vagy a tag hozzájárulásával történik, az adatkezelés az Egyesületre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges (pl. hogy az Egyesület a meghívókat meg tudja küldeni, a tagok lakcímének a kezelése szükséges) vagy az adatkezelés az Egyesület vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges (pl. a befizetett tagdíjak mértéke a hátralék érvényesítése érdekében). A tagokat azonban egyértelműen azonosítani kell, tehát a név, születési időre, lakcímre vonatkozó adatok nem kifogásolhatók.
Szakmai szervezetnél szintén nem kifogásolható a szakmai végzettség, gyakorlatra vonatkozó adat, (különösen, ha az alapszabály értelmében ez a tagsági jogviszony létesítésének, fenntartásának feltétele), de ez például egy szabadidős egyesületnél már nem releváns. A tagnyilvántartást naprakészen kell vezetni, hogy abból egyértelműen megállapítható legyen a tényleges taglétszám és annak változása. Az egyesület tagjainak létszáma 10 fő alá tartósan (több, mint 6 hónapon keresztül) nem csökkenhet, mert az az egyesület megszűnéséhez vezet. A tagnyilvántartás a társadalmi szervezet tartalmi ismérve is, tehát azt mellőzni nem lehet. Ha nincs tagnyilvántartás, akkor az nem egyesület!
Felmerül a kérdés, hogy egy tag lemondását követően mi történik az adatával a tagnyilvántartásban? Nyilvántartási kötelezettség a fennálló tagságra van, a törölt tagokra nincs. Viszont az egyesület működésével kapcsolatban felmerülhet, hogy érdemes és szükséges bizonyos adatokat tovább tárolni. Ha például a volt taggal jogvita merülhet fel, akkor az ennek során esetleg szükséges adatok tárolhatóak a GDPR és az Infotv. értelmében. Ugyanígy ha a könyvelés álláspontja szerint egyes befizetések számviteli elszámolása miatt szükséges, akkor is. Ezekben az esetekben viszont szükséges, hogy a tagok az adataik kezelésére vonatkozó adatkezeléssel tisztában legyenek, az adatkezelési tájékoztató az adatkezelés részleteit tartalmazza.
Kapcsolódó információk:
A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság általános tájékoztatása a GDPR-ról
