A mindennapi működés során egy szervezetnél rengeteg dokumentum keletkezik. Értékes munkaórákat emészthet fel az elveszett fájlok keresése vagy újra elkészítése, nem beszélve a különböző verziók emailen való küldözgetéséről és nyomonkövetéséről. Ezen segíthet a felhőalapú tárhely használata és ezen belül egy jól strukturált dokumentumkezelési rendszer kialakítása.

A Felelős Gasztrohős már néhány éve áttért a munkatársak magán (Google) tárhelyein tárolt adatokról a szervezeti felhőalapú tárhely használatára (Google Workspace  for Nonprofits). Mivel a legtöbb munkatársuk otthonról dolgozik és sok önkéntessel működnek együtt, ezért nem is tudnának felhő alapú tárhely és online dokumentumkezelési megoldások nélkül hatékonyan együttműködni.

A felhő alapú tárhely növeli a szervezeti hatékonyságot és rugalmasságot

Sok szolgáltató, például a Google, Microsoft, Box ingyenes vagy kedvezményes tárhelyszolgáltatást kínál a nonprofit szervezetek számára, aminek számtalan előnye van:

• Egyszerű együttműködés és elérés: a nonprofit szervezetek gyakran különböző helyszíneken dolgozó önkéntesekkel és partnerekkel működnek együtt. A felhő lehetővé teszi, hogy mindenki könnyedén hozzáférjen a szükséges dokumentumokhoz, vagy akár egyszerre dolgozzanak ugyanazon a dokumentumon – szinte bárhonnan (akár a mobilodról vagy internet kávézóból is) és bármikor, és mindig lássák a legfrissebb verzióját az egyes dokumentumoknak.
• Adatbiztonság és rugalmasság: az adatok elvesztése (pl. egy laptop elromlása, téves törlés) katasztrofális lehet, különösen, ha támogatói adatbázisokról, pályázati anyagokról vagy a célcsoportot érintő érzékeny adatokról van szó. A felhőalapú tárhelyek rendszeres biztonsági mentésekkel és fejlett jogosultságkezelési eszközökkel védik az adatokat.
• Skálázhatóság a növekedéshez igazítva: ahogy egy nonprofit szervezet bővül, úgy nő az igény az adatok és erőforrások tárolására. A felhőalapú megoldások könnyedén igazodnak ehhez: ha több tárhelyre van szükség, néhány kattintással bővíthetők az elérhető kapacitások.

Jól jöhet a külső segítség a bevezetéshez

Sok nonprofit szervezetnél az alkalmazottak és az önkéntesek nem rendelkeznek elég technológiai ismerettel ahhoz, hogy hatékonyan használják a felhőalapú rendszereket vagy elég szabad kapacitással, hogy utánanézzenek a lehetőségeknek. Például használnak Google Drive-ot, de csak a böngészőből, amihez folyamatos internet kapcsolat kell, ezért nem lehet offline a fájlokat elérni. Ráadásul a Google Drive egyszerűen (desktop verziót telepítve) a Windows fájlkezelőből (azaz normál mappákként) is elérhető, ami sokkal kényelmesebb, gyorsabb használatot biztosít: nem kell letöltögetni, felmenteni, szól, ha más is ugyanakkor szeretné módosítani, és kizárja azt a kockázatot, hogy egy Office formátumú fájlt valaki böngészőből szerkeszt, formázási problémákat okozva.

A már meglévő adatok átvitele a felhőbe időigényes és bonyolult lehet, különösen, ha a szervezet nagy mennyiségű adatot kezel, vagy ha korábban elavult rendszereket használt.

„Mi már évek óta gondolkodtunk, hogy rendbe kellene tenni a dokumentumainkat. Néhány évvel ezelőtt tértünk át munkahelyi Drive-ra, mindent átemeltünk, de elképesztő káosz alakult ki 10 év alatt. Nagyjából nem volt olyan megbeszélésünk, ahol ez a téma nem jött volna fel. Csak egyedül nem tudtuk hol kezdjük, és nem volt rá kapacitásunk.” – mesélte Vighné Boóc Judit, a Felelős Gasztrohős munkatársa.

A SIMPACT Hatékonyság növelő programjának 2024-es körében a rövid, online módszertani képzés után cégektől érkező szakmai önkéntesek segítették a szervezeteket a Google Drive bevezetésében, logikus mappaszerkezet kialakításában, az adatok átmigrálásában és a szervezetre szabott dokumentumkezelési elvek kitalálásában.

„Az önkéntes nagyon sokat segített azzal, hogy bíztatott minket, hogy csináljuk. Ott volt velünk, úgyhogy nem volt mese, azt az időt erre kellett szánni.” – mondta Vighné Boóc Judit.

Nem elég a közös tárhely, rendet is kell tenni

A közös felhő alapú tárhely az első lépés, de önmagában nem elég ahhoz, hogy a mindennapi munkában gyorsan megtaláljuk és hatékonyan kezeljük a dokumentumokat, képeket, adatokat. Ehhez az is szükséges, hogy egy mindenki által jól átlátható strukturált könyvtárszerkezetben dolgozzunk, átgondolt és mindenki által elfogadott dokumentumkezelési elvek szerint.

Minden szervezet számára más az ideális mappa struktúra. Általában érdemes a szervezet fő tevékenységei mentén kialakítani a fő könyvtárakat, és törekedni rá, hogy ezek alatt is átlátható, de nem túl sok hierarchiaszintű, beszédes elnevezésű alkönyvtárakat hozzunk létre.

„Mi annál a pontnál akadtunk el, hogy nagyon sok olyan fájl van, ami több témához tartozik. Például, ha van egy kampányunk, akkor annak vannak grafikai elemei. Ezt a kampányt ráadásul, ha egy támogatásból finanszírozzuk, akkor ennek be kell kerülni a grafikákhoz, a kampányokhoz és a támogatásokhoz is. A szakmai önkéntesünk azt ajánlotta, hogy az ilyen anyagokat is csak egy helyre tegyük be, és a többi könyvtárba pedig rakjunk be erre vonatkozó mappahivatkozást. És akkor könnyen megtalálható mindenhol, de nem foglal extrán helyet.” – mesélte Vighné Boóc Judit.

Sokszor jól jön egy „külső szem”, aki más nézőpontból tud ránézni a mindennapi működésre, és a megszokott munkafolyamatokra új, hatékonyabb megoldást tud mutatni, amire mi nem is gondoltunk.

__________________

Nyitott vagy a fejlődésre, szeretnél te is rövid SIMPACT képzések és önkéntesek intenzív segítsége révén a fenti vagy más hatékonyságnövelő témákban előrelépni? Nézd meg a SIMPACT aktuális felhívásait: www.simpact.hu/hatekonysag/ (A 2025. tavaszi programkörre február 3-ig lehet jelentkezni, de fél-egy évente meghirdetésre kerül a program.)

Segítenél tapasztalatoddal, tudásoddal civil szervezeteket, hogy fejlődhessenek a dokumentummenedzsmentben vagy más témákban? Cégek és céges önkéntesek jelentkezését is várjuk szakmai önkéntesek programunkba. www.simpact.hu/hatekonysag/