A Digitális Állampolgárság Program (DÁP) alkalmazásra vagy az Ügyfélkapu+ szolgáltatás közötti választást szerintem az határozza meg, hogy az adott civil szervezet miként intézi és osztja meg a képviseleti és ügykezelési feladatokat.  A kihívást épp az jelenti, hogy a digitális ügyintézés a következőkben teljes egészében a természetes személyek azonosíthatóságára és felelősségvállalására épül. Ez eddig is így volt, csak nem vettük komolyan. Az átállás felszínre hozta, hogy a bírósági, adózási és egyéb ügyek intézése során a civil szervezetek (és vállalkozások) képviselői helyett gyakran olyanok jártak el, akinek erre nem volt szabályos jogosultsága. Ez a gyakorlat nem fog eltűnni. A versenyengedélyektől az adózásig, a közterülethasználattól a bírósági nyilvántartásig, annyiféle ügye lehet egy civil szervezetnek az álammal, hogy szinte lehetetlen mindent előre átgondolni. Ráadásul nagyon sok civil szervezeti képviselő szorul rá több-kevesebb segítségre, olykor a teljes „helyettesítésére” a digitális ügyintézés során.

Ügyfélkapu+ vagy Digitális Állampolgárság Program (DÁP)?

Az ERKE Civil Központ tanácsadójaként általában az Ügyfélkapu+ szolgálatásra való áttérést javaslom. A DÁP mobilalkalmazás biztonságosabb. De a hozzánk forduló kisebb civil szervezetek képviselői sajnos akaratlanul is kénytelenek kockázatot vállalni. Sokan nem tudják a DÁP alkalmazáshoz szükséges biometrikus (az emberi szervezet bizonyos jellemzőinek felismerésén alapuló) azonosítást, a mobileszközhöz való kötöttséget vállani. A DÁP alkalmazás használata során nincs „kiskapu”. Mindenképp szükség van az ügyintézéshez a képviselő, vagy a képviselő meghatalmazottjának, vagy az adott területen jogosult ügykezelőjének jelenlétére. Itt nem lehet átadni digitális azonosítót a könyvelőnek, a családtagnak, segítőnek stb.

December 31-ig a DÁP és az Ügyfélkapu+ regisztráció párhuzamosan is használható, de azután a jelen szabályok szerint megszűnik a párhuzamosság. 2025. december 31. után is megmarad az Ügyfélkapu+, de a DÁP regisztrációval (Is) rendelkezők a jelen szabályok szerint azzal már nem léphetnek majd be az állami felületekre és szolgáltatásokba. Ezt ellensúlyozhatják az addig elinduló szolgáltatások. Azonban aki eddig nem boldogult az ügyfélkapus belépéssel, a cégkapus ügyintézéssel, a DÁP applikációval sem lesz jobb helyzetben. Sajnos!  

Az Ügyfélkapu azonosítók átadása

Nem szabályos, de sok civil szervezeti vezető számára egyelőre hasznos lehetőségnek tűnhet, hogy az Ügyfélkapu+ használata során van mód a belépési azonosítók átadására, a képviselő „helyettesítésére”.  Ezzel együtt az lenne helyes irány, ha a civil szervezetek képviselői az ügyek intézése kapcsán törekednének a szabályos és biztonságos ügyintézésre. Az Ügyfélkapu+ azonosítási adatok megosztása alapvetően kerülendő megoldás. Az azonosítók birtokában gyakorlatilag bárki kiadhatja magát a személyes tárhely tulajdonosának. Így visszaélve a személyes adatokkal bárki ügyintézést kezdeményezhet, téves adatokat szolgáltathat, sőt a tulajdonost „imitálva” akár ingatlan adás-vételi szerződést is köthet. Ezekkel a veszélyekkel számolni kell.  Sőt minél több állami és piaci (banki-, biztosítási-, közmű-) szolgáltatás válik elérhetővé az elektronikus azonosító használata által, a személyes adataink megosztása annál nagyobb veszélyekkel jár majd.   

Cégkapu beállítások: cégkapumegbízottak

Az adószámmal rendelkező civil szervezeteknek kötelező cégkapuval rendelkezni. A Cégkapu egy digitális tárhely. Ide érkeznek a hatóságok, közigazgatási szervek által a szervezetnek küldött értesítések, dokumentumok. A Cégkapu használatához többféle szerepkör tartozik. E szerepkörök eltérő hozzáférést biztosítanak. Egy Cégkapuhoz öt személyt lehet cégkapumegbízottként rendelni. A égkapumegbízottakat a Cégkapu adatok regisztrációjára, az adatok módosítására szolgáló https://tarhely.gov.hu/ckp-regisztracio felületen lehet elvégezni. Ha a cégkapumegbízott nem a szervezet képviselője, akkor meghatalmazást szükséges benyújtani e szerepkör betöltéséhez.   Valamennyi cégkapumegbízott azonos jogkörrel rendelkezik. Minden cégkapumegbízott hozzáfér a szervezet tárhelyére érkező hivatalos dokumentumokhoz. Alapesetben függetlenül attól, hogy egyébként mi a dolguk a szervezetben, mindannyian látják a NAV, a bíróság, az önkormányzat, az ÁSZ stb. szervek által a szervezetnek küldött dokumentumokat. Továbbá minden cégkapumegbízottként hozzáadott személy jogosult a szervezet nevében dokumentumokat beküldeni az állami szervek felé. Olyan szintű ügykezelési jogosultságot, mint amivel a cégkapumegbízotti szerepkör jár, nem ajánlatos a szervezeten kívüli személynek, szolgáltatónak adni.

Cégkapu beállítások: cégkapu ügykezelők

Valamennyi cégkapumegbízott jogosult ügykezelők rögzítésére, törlésére. Az ügykezelők száma nincs korlátozva. A Cégkapuhoz a tarhely.gov.hu  oldalon lehet ügykezelőket hozzáadni. A Cégkapu alapbeállítása szerint egy ügykezelő minden a tárhelyre érkező dokumentumhoz hozzáfér. A cégkapumegbízottak azonban jogosultak „egyedileg” vagy szabályok alkotásával címkézni a dokumentumokat. A címkézés során lehet megadni azt is, hogy az adott címkével ellátott dokumentumokhoz kik férhetnek hozzá. Az ügykezelő jogosult a NAV, a bíróság, az önkormányzat és egyéb szervek irányában a Cégkapu azonosítóval iratokat beküldeni. Ez azt jelenti, hogy a cégkapu ügykezelő jogosultsággal is lehetséges pl. a változásbejegyzési kérelmet, vagy az éves számviteli beszámoló benyújtani. 

Állandó meghatalmazás NAV eljárásokban: UJEGYKE

A cégkapu ügykezelői jog csak a dokumentumok küldésére, fogadásra jogosít. A NAV előtti egyéb eljárásokhoz (pl: adófolyószámla lekérdezések, ellenőrzési eljárások) állandó meghatalmazást adhat a szervezet képviselője. Ezt a meghatalmazást az UJEGYKE nyomtatványon kell bejelenteni az adóhatóság felé. Az UJEGYKE nyomtatványt legkönnyebben az NAV Online Nyomtatványkitöltő Alkalmazáson (ONYA) keresztül lehet benyújtani. Az ONYA itt érhető el: https://onya.nav.gov.hu/#!/login

Eseti meghatalmazások

A szervezet képviselője eseti meghatalmazást is adhat. A meghatalmazott természetes személy jogosult arra, hogy a saját Ügyfélkapu+ vagy DÁP hozzáférésével járjon el a szervezet nevében. A meghatalmazott útján történő eljáráshoz minták találhatók a NAV és a Bíróság honlapján is. Arra kell figyelni, hogy az érintett hatóság a meghatalmazott személynek fog válaszolni. Azaz a meghatalmazást az adott ügy teljes lezárásáig érvényben kell tartani. Gondoskodni kell arról, hogy a meghatalmazott tárhelyére küldött elfogadó, hiánypótló, elutasító értesítések ténylegesen eljussanak a szervezethez. 

Szerző: Palik Zoltán az Esély és Részvétel Közhasznú Egyesület B.-A.-Z. Vármegyei Civil Közösségi Szolgáltató Központ szakmai vezető

Forrás: erke.hu