Az egyéni és szervezeti szintű kapacitástervezés és a felhasznált kapacitások érdemi nyomon követése, kiértékelése kevés civil szervezet gyakorlatában található meg. Holott ez egy olyan eszköz, ami nem csak az üzleti világban, hanem civilek között is hasznos, és alkalmazása sem bonyolult. Persze a kezdeti reakció sokszor: „amúgy is rendszeresen túlórázom, még arra is időt szánjak, hogy írjam, mire ment el az időm?” Pedig egyértelműen megéri, hiszen ezt a problémát is segít kezelni, és még sok minden másra is jó.

Miért érdemes energiát fektetni bele?

• A szervezeti kapacitástervezés és kapacitásfelhasználás elemzése képet ad arról, hogy a megfogalmazott stratégiai irányokhoz, prioritásokhoz képest a gyakorlatban melyik tevékenységre, területre fordítunk túl sok vagy túl kevés energiát. Tudatosabb kapacitástervezéssel és a kapacitásfelhasználás nyomon követésével a gyakorlatban jobban érvényesül a stratégia, növelhető a szervezet eredményessége, társadalmi hatása.
• Az egyéni kapacitástervezés többek között segíthet a túlterheltség konkrét (kimutatható) okainak feltárásában és megoldások kidolgozásában. Előre látjuk mikor várható túlterheltség, van-e nyugodtabb időszak, feladatok átstrukturálásával vagy delegálásával meg lehet-e előzni a túlórázást. Segít nemet mondani, és a fontosabb feladatokat előtérbe helyezni.

„Számomra, vezetőként hatalmas előrelépést jelentett a timesheet bevezetése. Rendszeresen megnézem a kollégáim időnyilvántartását, és visszajelzéseket adok nekik. Ha egy kolléga rendszeresen túlterhelt vagy egy adott feladatra túl sok időt fordít, az adatok alapján segítek megtalálni ennek az okát, és kezelni a problémát. Szeretném, ha nem terhelné túl magát.” – mondja dr. Molnár Klára, Effekteam Egyesület igazgató, szakmai vezető.

• A tervezés emellett növeli az egyéni kontroll érzését, csökkenti a frusztrációt és kiégés esélyét is. A munkatársak elégedettségét is fokozza, hiszen így jobban átlátják a saját szerepüket és a szervezet céljait, növelhető a motiváltság. Egy motivált csapat hatékonyabb, eredményesebb és elkötelezettebb.
• Vezetőként a szolgáltatásaink árazásában, programok bevállalásának, munkatárs felvétel szükségességének eldöntésében is segíthet.

„A szolgáltatásaink árazásához is elengedhetetlen, hogy lássuk, hogy egy-egy feladat a valóságban jellemzően mennyi munkaórát igényel. A kapacitástervezés és felhasználás elemzése nélkül nem tudnánk megalapozott árat mondani a minket megkereső cégeknek. Ez alapján nemet is szoktunk mondani, amikor világos, hogy a cég által ajánlott költségvetés számunkra egyértelműen veszteséget okozna, mert nem fizetnék meg a szükséges kapacitás bérköltségét.” – teszi hozzá.

Mitől fog jól működni?

• Mindig az első lépések megtétele a legnehezebb egy új szervezeti eszköz bevezetésében. A kapacitástervezés esetén is egy jól átgondolt kapacitástervező sablon elkészítése, rendszeres kitöltés folyamatának kialakítása, elemzési szempontok átgondolása jelenti a munka nagy részét. Nem tűnik nehéznek, de például nem könnyű olyan kategória listát létrehozni, ami jól lefedi a jellemző tevékenységeket, részletezettség szempontjából pedig már kellően informatív, de még nem túl részletes.
• A bevezetés sikere nagyban függ a vezetők elkötelezettségétől és motiváltságától. A vezetőnek kulcsfontosságú szerepe van abban, hogyan készítse fel a munkatársakat a változásra, motiválja őket a folyamatban való aktív részvételre. Egy timesheet napi töltése a várható hasznok érzékeltetése nélkül csak felesleges többlet adminisztrációnak tűnhet. Idő kell, amíg a kollégák maguk is érzékelik ennek az előnyeit.
• Érdemes apró lépésekben, előbb pilot jelleggel néhány munkatárssal, néhány területen kipróbálni, majd értékelni, módosítani, ha szükséges. Így egyidejűleg kisebb a bevezetés kapacitásigénye.
• Mindezt érdemes kiegészíteni olyan tippekkel és jó gyakorlatokkal, amik segítséget adhatnak a munkatársaknak abban, hogy az idejüket jól osszák be.

Külső segítséggel könnyebben célhoz értek

A kapacitásmenedzsment fejlesztése valójában nem igényel pénzügyi befektetést. Timesheetet vezethetünk az Office részeként civileknek ingyen elérhető Excelben is, de vannak ingyenesen használható célalkalmazások is (pl. Clockify). A tervezés, nyomon követés és elemzés alapelvei sem bonyolultak. Nagyobb energiát a kezdeti átgondolás igényli, illetve a szervezeti ellenállás leküzdése, következetes ragaszkodás ahhoz, hogy ezt innentől fogva használni fogjuk.

A nálatok célszerű kapacitástervezés módjának megtervezésében (kapcsolódó dilemmák eldöntésében), a sablonok kialakításában, az elkötelezettség növelésében, a motiváció fenntartásában jelentős segítség lehet egy szakmai önkéntes, támogat és tehermentesít a bevezetési folyamat során.

„Nekünk is egy szakmai önkéntes segített jó pár évvel ezelőtt, akit Csabáék ajánlottak nekünk. Vállalati környezetben, kontrollinggal foglalkozott. Alapvetően tartotta, hogy tervezzük, kövessük nyomon és értékeljük ki a kapacitásaink felhasználást. Adatok nélkül nem tudunk jó döntéseket hozni. Azóta is használom a közösen kialakított rendszert. Nem is tudnám elképzelni, hogy vezetőként hogyan tudnánk enélkül működni.” – mondja az Effekteam Egyesület igazgatója.

__________________

A SIMPACT Hatékonyságnövelő programjának keretében rövid, online módszertani képzés után cégektől érkező szakmai önkéntesek segítenek civil és egyházi szervezeteknek a fentiekben és más témákban is. Nézd meg a SIMPACT aktuális felhívásait: www.simpact.hu/hatekonysag/ (A 2025. tavaszi programkörre február 3-ig lehet jelentkezni, de fél-egy évente meghirdetésre kerül a program.)

Segítenél tapasztalatoddal, tudásoddal civil szervezeteket, hogy fejlődhessenek a kapacitások tervezése vagy más témákban? A Simpact cégek és céges önkéntesek jelentkezését is várja szakmai önkéntesek programjába. www.simpact.hu/hatekonysag/