Az elektronikus aláírás és digitális dokumentáció a civil szervezetek életében is egyre elterjedtebb, a Covid óta sok szervezet rájött, hogy rengeteg energiát, munkaórát tud megspórolni (a környezeti/papír terhelés mellett) a papír küldözgetés helyett az elektronikus aláírással. Az aláírás mellett az ülések, szavazások szervezése és megtartása is sok esetben digitális, vagy hibrid (személyes + online) megoldásra terelődött, sok országos hatókörű szervezetnek könnyebbség az online közgyűlés.
Sok a nyitott kérdés, hogy milyen megoldás mire alkalmas. A civil szervezeteknek többfajta hivatalos dokumentációt kell készíteni és beadni, elfogadtatni hivatalos szervekkel, és a piacon elérhető digitális megoldások nem egyforma joghitelességgel rendelkeznek.
Az alábbi cikkben azt vesszük végig, milyen típusú dokumentumra, alkalomra milyen elektronikus megoldás vehető igénybe?
Civil szervezeteknek a CivilTech programban kedvezményesen érhető el a DocuSign, így arra is kitérünk, hogy ezt a programot milyen esetekben érdemes alkalmazni.
Aláírások
Hogy milyen elektronikus aláírás szükséges, az attól függ, hogy a törvény előír-e írásbeliséget, illetve azon belül teljes bizonyító erejű magánokirati formát. Ha nem ír elő írásbeliséget, akkor csak az a lényeg, hogy később igazolható legyen a nyilatkozattevő személye. Email cím esetében ha a használója előzetesen írásban nyilatkozta (pl. tag felvétele esetében a felvételkor), hogy ez az ő email címe, igazolja, hogy a neki küldött email neki ment el illetve a válasz tőle érkezett, így a személyes email címet jegyző aláíróprogramok, kérdőív, szavazóprogramok használhatóak.
Ha a törvény írásbeliséget ír elő, legalább fokozott biztonságú e-aláírás kell, ha teljes bizonyító erejű szükséges, akkor minősített. Minősített az AVDH, e-személyi, NEtLock, Microsec, TrustChain
Nézzük a civil szervezetek működése során alapvetően használt aláírandó dokumentumokat, elég-e az email alapú azonosítás, vagy pedig fokozott biztonságú, vagy minősített e-aláírás szükséges:
- Szerződések - vállalkozói, megbízási szerződések, támogatási szerződések
Bármi, ami igazolható
- Szerződések - munkaszerződések
Írásbeliség az előírás, így fokozott biztonságú, vagy minősített e-aláírás
- Együttműködési megállapodások
Bármi, ami igazolható
- Teljesítési igazolások
Bármi, ami igazolható
- Meghatalmazások
Attól függ, milyen jogügylethez szükséges a meghatalmazás. Bíróságra mindig teljes bizonyító erejű magánokirat kell, és a gyakorlat azt mutatja, hogy a közigazgatási ügyekben is erre van szükség.
- Hivatalos szervekhez (bíróság, NAV, stb.) beadandó jegyzőkönyvek, jelenléti ívek, határozatok, meghatalmazások, nyilatkozatok (elfogadási/lemondó, stb.)
Írásbeliség követelmény, azon belül is teljes bizonyító erejű magánokirat követelmény, így csak minősített elektronikus aláírás fogadható el.
- Olyan jegyzőkönyvek, határozatok, stb., amiket nem kell beadni hivatalos szervekhez
Bármi, ami igazolható
- Pályázati elszámolások
Pályázati elszámolások esetében a pályázat kiírója határozza meg a beszámoló aláírásának módját.
A felsoroltakon kívül az ingatlan tulajdonjogának átruházására irányuló ügyletek során papír alapú alárásokat kell alkalmazni, 2024 decemberétől viszont ezek is történhetnek elektronikusan (minősített /fokozott biztonságú elektronikus aláírás + időbélyegző).
A fentiek alapján minden szervezetnek érdemes átgondolni, hogy milyen eszközt vezet be, ehhez nyújtunk még pár szempontot a megoldások rövid ismertetésével:
A DocuSign - a legegyszerűbb, ha csupán igazolható aláírásra van szükség ( nem fokozott biztonságú, nem minősített)
A DocuSign nem minősített aláírás, de nagy segítség azokban az esetekben, amikor nincs szükség minősített aláírásra, viszont nagy számban kell aláírni megbízási szerződéseket, teljesítési igazolásokat, stb.
A DocuSign az aláíró fél email címére küldi az egyedi linket, amelyre kattintva tudja megnyitni a dokumentumot. Vizuálisan is megjeleníti az aláírást, időbélyegzőt kap a felhasználó, és az aláírást kérőt értesíti a rendszer az aláírások megtörténtéről, tehát nyomon lehet követni az aláírás tényét és idejét egyszerűen.
Fontos szempont, hogy több aláíró esetén is elég, ha csak a dokumentumot indító rendelkezik a szoftverrel, a többieknek nem szükséges.
Használata egyszerű és gyors, de különböző tréningek is elérhetők a könnyű elsajátítás érdekében, és civil szervezeteknek kedvezményes a CivilTech programban.
Joghiteles, minősített elektronikus aláíró programok
A digitális aláírás alkalmazások között vannak olyanok is, amelyek állami jogosítvánnyal rendelkeznek, azaz alapvetően hiteles, minősített elektronikus aláírásra is van lehetőség a segítségükkel. Ilyen program például a Netlock vagy a Microsec, amelyeknél azonban a DocuSign-nal ellentétben minden partnernek kell rendelkeznie elektronikus
A tarhely.gov.hu-n elérhető elektronikus aláírás pedig az állammal való interakcióban biztosít hiteles elektronikus aláírást. Az ügyfélkaput igénylő AVDH aláírás a magánszemélyeknek egyéb interakcióik során is minősített aláírási lehetőséget biztosít, tehát a civil szervezeti munkában is használható.
Több civil szervezet is használja az AVDH-t közgyűlési iratok, meghatalmazások aláírására, amelyet a bíróság elfogad. Az ÁNYK formanyomtatványaihoz csatolt, AVDH-val aláírt iratok is elfogadottak a bíróság részéről.
Az AVDH-val történő aláírásnak a civil szervezeti működés során akkor jelenik meg a korlátja, ha ugyanazt a dokumentumot több személynek is alá kell írnia (pl. jegyzőkönyv). Ilyenkor az a probléma lép fel, hogy mindenki egy példányt ír alá, és akkor ugyanazt az iratot több példányban kell csatolni, ráadásul egy külön iratban még meg is kell magyarázni a bíróságnak, hogy miért kap több jegyzőkönyvet.
Pl. tisztségviselő változása esetén a bíróságnak mindenképpen be kell nyújtani az alábbi dokumentumokat, amelyek elektronikus aláírása AVDH-val így történhet:
- új képviselő nyilatkozata - Képviselő és tanúk - 3 db dokumentum AVDH aláírással + magyarázó irat
- egységes szerkezetű létesítő okirat - egyesület esetében elnök + két tanú, alapítvány esetében alapító + két tanú - magyarázó irat a külön aláírt dokumentumokhoz
- döntéshozó szerv ülésének
- jegyzőkönyve - levezető elnök, jegyzőkönyvvezető, hitelesítő - 3 db dokumentum AVDH aláírással + magyarázó irat
- jelenléti íve - elektronikus hírközlő útján tartott ülés jelenléti íve esetében érdemes szabályozni a létesítő okiratban, ki írja alá a résztvevői listát, hogy ne kelljen a jelenlévők mindegyikének ezt megtenni. Jegyzőkönyvvezető mindenképp, és esetleg a két hitelesítő, így szintén 3 db dokumentum AVDH aláírással + magyarázó irat.
Így a sok aláírást igénylő dokumentumoknál, ha egy dokumentumot kívánunk beadni, akkor vagy mindenki előfizet a minősített e-aláíró programra vagy marad a papír alapú aláírás. Vagy pedig vállalja a szervezet ugyanannak a dokumentumnak a többszöri beadását, egyenként AVDH-val aláírva, magyarázattal ellátva.
Az AVDH aláírás a magánszemélyekkel történő egyéb szerződések aláírása esetén is járható út (ha a szerződő félnek nincs ez ellen kifogása). Ekkor figyelni kell, hogy először a magánszemély írja alá AVDH-val, utána pedig a szervezet.
Elektronikus hírközlő eszköz útján megtartott ülések, szavazás
Az ügyvezető/döntéshozó szerv üléseiről, és a Szavazások a civil szervezetben cikkekben kitértünk azokra a szabályokra is, amely lehetővé teszik az ülések és szavazások online és/vagy email alapú megtartását.
