Az alapítvány, egyesület döntéshozó szerveinek hatásköreit bemutató cikkben vettük végig, milyen felelőssége van az egyes szerveknek. Ezek azt is jelentik, hogy ezekben az ügyekben az adott szervnek kell döntenie, több főből álló szerv esetén szavazás útján.

Tehát a beszámoló terv elfogadásáról minden évben minden esetben szavazni kell, emellett az egyesület közgyűlése szavazás útján dönt a vezető tisztségviselők és FB tagok megválasztásáról, tiszteletbeli tagok felvételéről, az egyesület céljának meghatározásáról, és emellett ha 

• az egyesület vagyona az esedékes tartozásokat nem fedezi;
• az egyesület előreláthatólag nem lesz képes a tartozásokat esedékességkor teljesíteni; vagy
• az egyesület céljainak elérése veszélybe került,

szintén szavazással kell dönteni a szükséges lépésekről a közgyűlésnek.

Ezen kívül bármikor, bármely ügyben lehet szavazni, ha azt pl. egy kurátor előterjeszti, vagy az egyesület vagy alapítvány ügyrendje előírja.

A szavazás előfeltétele a határozatképesség. Akkor határozatképes egy szavazás / ülés, ha a leadható szavazatok több mint felét képviselő résztvevő jelen van. (Ez alól kivétel pl. az egyesület megszüntetése, amelyet az összes tag ¾-e határozhat meg, ez alatti részvétel nem határozatképes)

Hogy a szavazás során milyen összeférhetetlenségi szabályokat és korlátozásokat kell figyelembe venni, az alábbi cikkben olvashatjátok (ahol a cikk alján a nem közhasznú szervezetek döntéshozó szerveinek szavazati korlátozásairól is szó van).

Szavazási módok

A szavazások során többféle szavazási módot lehet használni.

Lehet a szavazás 

• határozat elfogadásának feltétele szerint egyszerű többség vagy minősített többség, 
• amelyet lehet nyílt vagy titkos szavazással lebonyolítani, 
• formája
  • üléssel (jelenléti vagy videokonferencia)
  • ülés nélkül (levél, email, egyéb eszköz)

Egyszerű többség - minősített többség - mitől függ, hogy melyik esetben mit kell használni?

Fő szabály szerint egyszerű többségi szavazást kell alkalmazni, de az alábbi esetekben a közgyűlés minősített többséggel tudja elfogadni a határozatot:

• Az egyesület alapszabályának módosításához, az egyesület egyesüléséhez és szétválásához a közgyűlés háromnegyedes szótöbbséggel hozott határozata szükséges.
• Az egyesület céljának módosításához és az egyesület megszűnéséről szóló közgyűlési döntéshez a szavazati joggal rendelkező tagok háromnegyedes szótöbbséggel hozott határozata szükséges.
• Ha a közgyűlést nem szabályszerűen hívták össze, az ülést akkor lehet megtartani, ha az ülésen a részvételre jogosultak legalább háromnegyede jelen van, és egyhangúlag hozzájárulnak az ülés megtartásához
• a meghívóban nem szereplő új napirendi pontot csak abban az esetben lehet felvenni, ha a részvételre jogosultak legalább háromnegyede jelen van és a napirenden nem szereplő kérdés megtárgyalásához egyhangúlag hozzájárulnak.
• Nem szabályosan összehívott vagy megtartott közgyűlésen (ahol a 3. pont sem teljesül) elfogadott és ebből az okból érvénytelen határozat az elfogadásának időpontjára visszamenő hatállyal érvényessé válik, ha a határozatot a közgyűlés napjától számított harminc napon belül valamennyi tag egyhangúlag érvényesnek ismeri el. Ennek elismeréséhez nem szükséges formális szavazást tartani.”

Nyílt szavazás vagy  titkos szavazás?

A közgyűlés a határozatokat nyílt szavazással hozza meg; a vezető tisztségviselők és a felügyelőbizottság tagjai megválasztásáról és visszahívásáról titkos szavazással dönt.

Nem tilos a személyi kérdéseken kívüli kérdésekben sem titkosan szavazni, ha azt a szervezet indokoltnak gondolja.

Üléssel, ülés nélkül - jelenléti vagy táv? Min múlik, hogy milyen formákban lehet szavazni?

Főszabály szerint jelenlét útján lehet szavazni. Ha a létesítő okirat szabályozza, akkor az ülések megtarthatóak elektronikus hírközlő (videokonferencia) útján is, de akár ülés tartása nélkül (email, levél, stb.) is lehet szavazni. A létesítő okiratban nem elég kimondani ennek a lehetőségét, de az alkalmazás szabályait is meg kell alkotni.

Szavazás ülés nélkül - lebonyolítás módja

Az ülés során lebonyolított szavazások módját az ülésekről szóló cikkben vettük végig, itt olvashatod.

Ha az alapszabály a határozathozatalt ülés tartása nélkül is lehetővé teszi, (pl. szavazás postai levélben, e-mailben, stb.), annak speciális szabályai vannak.

Ha bármely tag az ülés megtartását kívánja, a közgyűlést az elnökségnek össze kell hívnia.

Az ülés nélküli szavazás során a határozatképesség attól függ, hogy hány szavazat érkezett be.

Ülés nélkül megtartott (levél, email, egyéb eszköz) megtartott szavazás szabályai:

• Az ülés nélküli  határozathozatalt az elnökség/ügyvezető a határozat tervezetének a tagok részére történő megküldésével kezdeményezi, a napirendről részletes tájékoztatást kell adni. 
• az alapszabálynak kell tartalmaznia a szavazás megtartásának részletes szabályait, 
• a tagok számára a tervezet kézhezvételétől számított legalább nyolc napos határidőt kell biztosítani arra, hogy szavazatukat megküldjék az elnökség részére. 
• a határozathozatal akkor eredményes, ha legalább annyian szavaznak, mint amennyi szavazatnak kellene lennie ha személyes ülést tartanának.
• az utolsó beérkezett szavazattól, vagy a szavazat határidejének lejártától következő 3. napig az elnökségnek meg kell állapítani az eredményt, és további 3 napon belül a tagokkal közölni kell az eredményt
• levélszavazás esetén az elnökségnek igazolnia kell tudni, hogy mikor küldte el a felhívást a szavazásra, legalább ajánlott levélben kell feladni
• a szavazat akkor érvényes ha a szavazó személye egyértelműen beazonosítható, rajta kell lenni a határozat tervezetnek amire szavaz a szavazólapon, ha több van sorszámozni kell, a leadott szavazatnak is egyértelműnek kell lennie

Videokonferencia/elektronikus eszköz használata során a szavazás eredményének utólagos ellenőrzése céljából célszerű valamilyen módon biztosítani, hogy utóbb igazolható legyen, hogy ki hogyan szavazott (pl.: képernyőfelvétel), vagy titkos szavazás esetén hányan szavaztak mire. Ha a tagokról készítünk felvételt, ehhez a tagok hozzájárulását kell kérni.  

Hogyan biztosítható a titkos szavazás a különböző módon megtartott szavazásokon?

Az, hogy hányan szavaztak, tehát határozatképes-e egy szavazás, vagy hogy elérte-e a többséget, minősített többséget, könnyen ellenőrizhető bármely formában is szervezte a szervezet a szavazást.

A titkos szavazás megtartásához viszont jól át kell gondolnia a szervezetnek, mit tud megfelelően kivitelezni.

A teljesség igénye nélkül pár megoldási mód, aminek bővítéséhez várjuk az olvasói hozzászólásokat a kapcsolat@niok.hu -ra (a szervezet által alkalmazott megoldási módokat a létesítő okiratnak célszerű tartalmaznia!):

• Postai levélszavazás - példa titkos szavazásról: 2 db boríték belsején van a szavazat: a külső boríték hitelesíti azt, hogy a tag adta le a szavazatot, a belső borítékban pedig csak a szavazat van, semmi más. Így a szavazatszámláló bizottság (ha van ilyen külön), vagy elnökség előbb felbontja az összes külső borítékot, a belső borítékokat összekeveri és utána annak megállapítása nélkül, hogy melyik tag melyik szavazatot adta le, összeszámolja a szavazatokat. 
• E-mail: nincs egyelőre ötletünk emailen megvalósított titkos szavazásra, de ha ti csináltok ilyet, várjuk megoldásotokat!
• Online szavazóprogram / kérdőív program - el tudjuk képzelni, hogy van ilyen, várjuk a ti megoldásaitokat (Limesurvey pl.). Informatikai kérdés, hogy melyik az a program, amelyik hiteles eredményhez is vezet, azonosítható hogy a tag/szavazásra jogosult leadta a szavazatát és az eredmény titkosságához sem fér kétség. 
• Online részvétel - videokonferencia esetén többfajta megoldás lehet
• pl. kamera bekapcsolásával megtörténik a határozatképesség és a jelenlévők megállapítása (vagy személyesen ismeri a jegyzőkönyvvezető a jelenlévőket vagy egyéb módon kell azonosítani őket). Titkos szavazáskor levehetik a kameraképet, átnevezhetik magukat, és online kézfeltartással szavaznak.
• Szavazás egy, a videokonferencia funkcióiba beépített kérdőívszoftverrel történik (pl. Zoom esetén a Zoom poll - mivel ahhoz csak azok férnek hozzá, akik a videokonferencián jelen vannak, és egy ember egyszer tud szavazni. A Zoom poll csak a szavazati eredményeket rögzíti, a válaszadók nevét nem, tehát titkos szavazáshoz alkalmas.)
• Szavazás egy, a chatbe berakott linken keresztül - pl. Mentimeter. A linket csak a videokonferencia chatjébe illesztik be, egyéb tagok nem férnek hozzá. Ez egy kérdéses eszköz, mivel a link másnak is elküldhető, így nagyobb létszám esetén nem ajánljuk alkalmazását. Kisebb létszám esetén, ha a szavazók száma a létszámmal egyezik, feltételezhető hogy az ülésen résztvevők kapták csak meg a linket.

• A Háttér Társaság megoldása elektronikus szavazásra: A LimeSurvey alapvetően egy online kérdőíves kutatások lebonyolítására szolgáló szoftver és szolgáltatás, ugyanakkor rendelkezik mindazokkal a funkciókkal, amelyek alkalmassá teszik személyhez kötött, titkos szavazások lebonyolítására is. A rendszerben névvel és email címmel rögzíthetjük, hogy kik azok a személyek, akik szavazhatnak. A szavazás egy online űrlap kitöltésével történik, amelyről a szavazás résztvevői e-mailben kapnak értesítést. Minden emailben olyan egyedi link szerepel, amely alapján biztosítható, hogy csak azok tudjanak szavazni, akik az e-mailt megkapták; hogy egy ember csak egyszer szavazhasson; és hogy a rendszer nyomon kövesse, hogy ki az, aki már szavazott (aki még nem, annak emlékeztető e-mailt lehet küldeni). Be lehet állítani, hogy a szavazás névvel történjen (ebben az esetben a rendszer a szavazathoz automatikusan rögzíti, hogy azt ki adta le) vagy titkosan (ebben az esetben a rendszer csak azt tartja nyilván, hogy az illető szavazott-e, de azt nem, hogy melyik szavazat az övé). Egy szavazás korlátlan számú kérdést tartalmazhat, és korlátlan számú szavazás indítható. A rendszer kezelőfelülete magyar nyelven is elérhető; a kérdések, a szavazásra meghívó email és az emlékeztető szövege szabadon szerkeszthető. A szavazás eredménye PDF formátumban tölthető le. A LimeSurvey nyílt forráskódú, ingyenes szoftver, amely a legtöbb webes tárhelyre (PHP 7.4+ és adatbáziskezelő szükséges) telepíthető és korlátlanul használható. Ha valaki nem szeretne a telepítéssel, üzemeltetéssel foglalkozni, havi 30 EUR körüli összegért online szolgáltatásként is igénybe veheti.

Jegyzőkönyv ülés nélküli szavazásokkor

Jegyzőkönyvet nem csak az ülésekről kell készíteni (ezt az ülésekről szóló cikkben részletezzük), hanem ülés nélkül megtartott döntéshozatal, azaz távszavazás esetében is.

A jegyzőkönyvnek az ülésen megtartott szavazás jegyzőkönyvéhez képest pluszban tartalmaznia kell, hogy milyen eszközzel került lebonyolításra a szavazás, és a jelenléti ívet/hányan és kik szavaztak és az eredmény bizonyítását az eszközből kinyert a jegyzőkönyvvezető aláírásával hitelesített képernyőfotó, elektronikus dokumentum helyettesíti. 

A létesítő okiratban érdemes úgy szabályozni, hogy a távszavazás jegyzőkönyvének aláírása a szervezetnek minél egyszerűbb legyen (érdemes szabályozni, ki írja alá a jegyzőkönyvet, és hogy ő ezt elektronikusan teszi. Az ingyenes AVDH aláírás esetén érdemes választani 2 hitelesítőt is, mert ebben az esetben az elektronikus aláírás nem jelent különösebb problémát.