A szervezetek közérdekű céljainak megvalósításához, a biztonságos működéshez elengedhetetlen feltétel a rendezett anyagi háttér, gazdálkodás megléte. A Forrásszervezés c. útmutatókban részben áttekintjük, hogy egy szervezet milyen forrásokat vehet igénybe működéséhez, ebben a rovatban pedig ahhoz található útmutatás, hogyan feleljünk meg a civil szervezetek számára is kötelező számviteli előírásoknak.

A civil szervezetek elsődlegesen vállalkozási tevékenységet nem végezhetnek, és ha profitot termelnek, azt a tagok között nem oszthatják fel. Azonban céljaik elérése érdekében, azt nem veszélyeztetve, végezhetnek bármilyen céljukkal, tevékenységükkel közvetlenül össze nem függő vállalkozási tevékenységet – noha ezen a területen rájuk is a versenyszféra szabályai vonatkoznak.  A gazdasági jog néhány területén korlátozottan vonatkoznak rájuk kedvezmények, eltérések, de alapvetően a számviteli törvényt és az adótörvényeket nekik is ismerni és alkalmazni kell, ugyanúgy, mint bármely piaci szereplőnek.

Bevételek és kiadások
A civil szervezetek sajátos társadalmi-gazdasági helyzetük miatt sajátos bevételekkel is rendelkeznek. A bevételek típusai alkalmazkodnak a szervezeti forma sajátosságaihoz, valamint az adott ország gazdasági helyzetéhez, a politikai döntésekhez.
A bevétel megszerzésének formája lehet: pályázaton, szerződésen alapuló támogatás vagy önkéntes felajánlás, azaz adomány.
A bevétel forrása lehet az állam, egy önkormányzat, a magánszféra, illetve bevételt hozhat a szervezet által végzett cél szerinti, befektetési vagy vállalkozási tevékenység is. A civil szervezet bevételei közül azonban a vállalkozási bevételek összege nem érheti el vagy haladhatja meg a 60%-ot! A források lehetnek külföldiek is, hiszen számos nemzetközi szervezet, illetve az EU  számos módon juttathat forrást a hazai civil szektornak.

Általánosan elmondható, hogy a kiadások tekintetében a civil szervezeteknél nincs különösebb sajátosság, azaz a szervezet minden, a tevékenységével összefüggő, azt megvalósító kiadást teljesíthet a saját belátása szerint. Sem a kiadások mértékére, sem célszerűségére nincs jogszabályi korlát. A kiadások célszerűségét és észszerűségét a szervezetek legfőbb szerve (azaz a kuratórium vagy közgyűlés) ellenőrzi.

Költségvetés tervezése
A magyarországi civil szervezetek esetében többnyire igaz, hogy a bevételek nem, vagy csak nehezen tervezhetők: nem lehet megtervezni hány pályázatot fog nyerni a szervezet, nem lehet tervezni hányan fogják az adójukat nekünk felajánlani, és nem lehet azt sem megtervezni, hogy hány általunk megkeresett adományozó fog és mennyit adományozni. Azoknál a szervezetnél lehet tervezni, ahol például rendszeres adományozók állnak a háttérben, illetve ott, ahol a költségvetési normatíva vagy a nem pályázati úton elnyert támogatás egy viszonylag kiszámítható bevételt jelent a szervezet részére.

Az általános gyakorlat szerint a költségvetés tervezése azt jelenti, hogy meglévő, kiszámítható kiadásainkhoz mennyi bevételt kell valahonnan produkálnunk.
Tekintettel a pályázati kiírások esetlegességeire, sokszor a civil szervezet nem azt csinálja, amit szeretne, hanem azt, amire éppen pályázati kiírást talál, s a pályázati programot alakítja úgy, hogy abba a céljainak megfelelő kiadások is beleférjenek. Éppen ezért nagyon figyelni kell arra, sokszor mérlegelni kell, hogy a céljainknak megfelelő kiadások és a megszerzett bevételek egybeessenek.

Az észszerű gazdálkodás követelményét és költségvetés készítési kötelezettséget külön kormányrendelet is előír a szervezetek részére. „A civil szervezet szolgáltatásai fenntarthatósága biztosítása érdekében az ésszerű gazdálkodáselve szerint jár el, amely alapján az éves költségvetését úgy tervezi meg, hogy kiadásai és bevételei (adományok és felajánlások, költségvetési támogatások, gazdasági-vállalkozási tevékenységek bevétele, önkéntesek nem pénzbeli hozzájárulása, más bevételek) egyensúlyban legyenek.” (350/2011. (XII.30.) Korm. rendelet 3.§.) Addig nyújtózkodj, amíg a takaród ér! – ezt kell szem előtt tartania egy civil szervezetnek a gazdálkodása során.

Egyik hiányossága a rendeletnek, hogy a fenti feladatra határidőt, illetve az előzetes költségvetés elfogadására vonatkozó egyéb szabályokat nem ír elő, így a költségvetés készítésének módja, határideje, elfogadása a szervezet döntési hatáskörébe tartozik. Alapítványok esetén a kuratórium feladata az elfogadás, praktikus ezt év elejére tenni, egyesületek esetén legalább az elnökség fogadja el az előzetes költségvetést, amelyet az éves beszámoló elfogadásakor pontosítani, módosítani lehet. Nagy létszámú, vagy küldött közgyűléssel működő egyesület esetén célszerű ezt az eljárást belső szabályzatban rögzíteni. Természetesen bármelyik egyesület szabályozhatja így eljárását, csak egy kis létszámú egyesületet értelemszerűen könnyebb mozgósítani, közgyűlést összehívni. Az első költségvetést alakuláskor kell elkészíteni.

A másik hiányosság az, hogy a rendelet a beszámoló tartalmi elemeinek megfelelő éves költségvetési tervet ír elő, ami nem igazán alkalmas forma egy költségvetésnek.

Praktikusan: az éves költségvetési terv készítése során a szervezetnek először számba kell vennie az adott pénzügyi évben várhatóan felmerülő, alapvető működéshez kapcsolódó kiadásait, majd ezt szélesíti az adott évre célként kitűzött feladatokhoz, illetve a végezni kívánt tevékenységekhez rendelhető közvetlen és közvetett kiadásokhoz. Mindvégig szem előtt kell tartani az egyes költségvetési kiadási sorokhoz rendelhető forrásokat, bevételeket, és meg kell határozni az esetleges forráshiány megszüntetéséhez szükséges lépéseket. A felelős gazdálkodás jegyében év közben a tényszámok és a tervek összevetése alapján szükség lehet a költségvetési terv módosítására: csökkenteni a költségoldal tételeit, és/vagy a megfelelő intézkedéseket meghozni a bevételek növelése érdekében.

A tervezés egy másik vetülete abból fakad, hogy míg a kiadások felmerülésének üteme viszonylag jól tervezhető, a források befolyásának üteme kevésbé, de talán mondhatjuk, hogy ez a bizonytalanság a szervezet méretével fordítottan arányos. Szükség van tehát egy pénzforgalmi szemléletű likviditási tervre is, mely a bevételeket és a kiadásokat azok rendelkezésre állásának, illetve felmerülésének időpontjában mutatja be. A szervezet fizetőképességének megőrzése csak ezek összehangolásával lehetséges.

 

A gazdálkodás nyilvántartásának adminisztrációs kötelezettségei

A gazdálkodás nyilvántartását az általános könyvvezetési szabályok, a Civil törvény és a külön kormányrendelet mellett a szervezetek által létrehozott szabályzatok irányítják.
A számviteli szabályok szerint elkészített beszámolót a szervezeteknek letétbe kell helyezniük.

Mit kell tudni a szabályzatokról?
A szabályzatok egy részének elkészítése kötelező, míg más részüket a szervezet saját átlátható és szervezett működése, végzett tevékenysége miatt maga alakítja ki. A szabályzatokat a gyakorlatban a döntéshozó szerv fogadja el, de létesítő okirat ettől eltérően is rendelkezhet.

Kötelező

  • létesítő okiratot (alapító okirat vagy alapszabály), amelyik a szervezet életét szabályozza. Ennek vannak kötelező tartalmi elemei, amelyek nélkül a létesítő okiratot a bíróság el sem fogadja; azon túlmenően a szervezet bármilyen kérdésben szabadon dönthet a törvényesség keretein belül.
  • Számviteli politikát,
  • Értékelési szabályzatot,
  • Leltárkészítési és leltározási szabályzatot és
  • Pénzkezelési szabályzatot

készíteni.

Nem kötelező:

  • szervezeti és működési szabályzat
  • befektetési szabályzat (Kötelező, amennyiben a közhasznú szervezet befektetési tevékenységet végez; a legfőbb szerv fogadja el.)
  • egyéb szabályzatok (pl: etikai kódex, forrásszervezési kódex, adatvédelmi szabályzat, gyermekvédelmi szabályzat, iratkezelési szabályzat, pályázati (cél szerinti juttatási) szabályzat, reprezentációs és utazási szabályzat  stb.)

Ki ellenőrzi a szabályzatok meglétét?
A szabályzatok meglétét az adóhatóság és törvényességi ellenőrzés során az erre jogosultak ellenőrizhetik (Ügyészség, ÁSZ, MÁK).

A könyvvezetés általános szabályairól:

Kapcsolódó kérdések:

További kapcsolódó kérdéseket és válaszokat a Gyakori kérdések rovat A civil szervezetek gazdálkodása téma alatt talál.

Vonatkozó jogszabályok: