Az egyesület döntéshozó szervének (közgyűlés, küldöttgyűlés), és az alapítvány ügyvezető szervének (kuratórium) évente egyszer legalább ülésezni kell.

Az alábbi cikkben azt vesszük végig, hogy melyik szervnek milyen célból, mennyi ülést kell tartania, azokat hogyan kell összehívni, milyen formában lehet ülést tartani, hogyan kell jegyzőkönyvet, jelenléti ívet vezetni a különböző formákban megtartott üléseken.

Mikor kötelező ülést összehívni?

Az alapítvány kuratóriumának (ügyvezető szerv) és az egyesület közgyűlésének, küldöttgyűlésének (döntéshozó szerv) évente egyszer legalább kötelező ülést tartani (az egyesület alapszabálya ettől eltérhet, de négyévente mindenképp kötelező ülést tartani. Ha az alapszabály ezt nem szabályozza, évente össze kell hívni). Ezt általában a beszámoló elfogadására szokták a szervezetek időzíteni, mert mind a kuratóriumnak, mind a köz/küldöttgyűlésnek el kell azt fogadni. Ha van, a felügyelő bizottság is a beszámoló elfogadása előtt véleményezi a beszámolótervet, tehát ekkor mindenképp ülést tart. 

Egyesület:

Közgyűlés:

A beszámoló elfogadásán kívül a közgyűlésnek döntést kell hoznia akkor is, ha vezető tisztségviselők és FB tagok megválasztása szükséges, vagy tiszteletbeli tagot vesznek fel, vagy ami az alapszabály módosításával jár.  Ezeket a döntéseket is akkor lehet meghozni ülés tartása nélkül (távszavazással), ha az alapszabály lehetővé teszi.

Egyesület esetében az elnökség továbbá köteles a közgyűlést összehívni a szükséges intézkedések megtétele céljából, ha

- az egyesület vagyona az esedékes tartozásokat nem fedezi;

- az egyesület előreláthatólag nem lesz képes a tartozásokat esedékességkor teljesíteni; vagy

- az egyesület céljainak elérése veszélybe került.

A közgyűlésnek évente legalább egyszer szavazni kell, és ha a létesítő okirat lehetővé teszi, ezt lehet ülésen kívül is távszavazással megtenni. Ahhoz, hogy ne kelljen évente ülésezni, csak négyévente, ezt a lehetőséget kifejezetten rögzíteni kell az alapszabályban. 

Elnökség ülés: Egyesület elnöksége jelen van a közgyűlésen, egyebekben az elnökség ülésezésének gyakoriságát az egyesület belső szabályzatai (alapszabály, SZMSZ, stb.) szabályozhatják.

Alapítvány esetében bármely kuratóriumi tag kérheti kuratóriumi ülés összehívását a cél és az ok megjelölésével. Ilyen kérelem esetén a kuratórium elnöke köteles a kérelem beérkezésétől számított nyolc napon belül intézkedni az ülés összehívásáról. Ha ennek a kötelezettségének a kuratórium elnöke nem tesz eleget, a kuratórium ülését a kérelmet előterjesztő tag is összehívhatja.

Ezeken az alkalmakon kívül minden szerv a létesítő okiratban szabályozhatja az ülések rendjét, vagy a saját ügyrendjüknek megfelelően további alkalmakkor is ülésezhetnek.

A létesítő okirat emellett szabályozhatja, hogy a határozathozatalt igénylő esetekben (a döntési körökről itt olvashatsz) kötelező-e ülést összehívni, vagy a határozathozatalt ülés tartása nélkül is lehetővé teszi (pl. szavazás postai levélben, e-mailben, stb.). Abban az esetben, hogy ha a létesítő okirat lehetővé teszi az ülés nélküli határozathozatalt, szavazást, akkor is az évi legalább 1 alkalommal történő ülés kötelező.

Ülés összehívása, meghívó szabályai

A közgyűlést az elnökség/ügyvezető, a kuratóriumi ülést a kuratóriumi elnök hívja össze. 

Alapítvány esetében bármely kuratóriumi tag kérheti kuratóriumi ülés összehívását a cél és az ok megjelölésével. Ilyen kérelem esetén a kuratórium elnöke köteles a kérelem beérkezésétől számított nyolc napon belül intézkedni az ülés összehívásáról. Ha ennek a kötelezettségének a kuratórium elnöke nem tesz eleget, a kuratórium ülését a kérelmet előterjesztő tag is összehívhatja.

Az elnökségi ülés összehívása az alapszabály / szmsz szerint történik.

A következő bekezdésekben a közgyűlésre hivatkozunk, mivel az ülések összehívása kapcsán a közgyűlésre, küldöttgyűlésre vonatkoznak szigorú törvényi szabályok, az elnökség, kuratórium üléseinek rendjét,  így az esetleges elektronikus eszközzel történő részvételt, vagy ülés tartása nélküli döntéshozatalt rendezheti a létesítő okirat, vagy akár SZMSZ, szervezeti működési szabályzat is. Ezekben is érdemes alkalmazni a közgyűlésre vonatkozó törvényi szabályokat.

A közgyűlési meghívót  a közgyűlés napja előtt legalább 15 nappal kell elküldeni.

A meghívónak tartalmaznia kell

• az egyesület nevét és székhelyét;
• az ülés idejének és helyszínének megjelölését;
• az ülés napirendjét.
• határozatképtelenség esetére a megismételt közgyűlés időpontját, helyét és az eltérő határozatképességi szabályokra vonatkozó figyelemfelhívást; és
• küldöttgyűlés tartása esetén az erre a körülményre történő utalást.

A közgyűlés helyszínét elegendő a meghívóban megjelölni akkor is, ha az eltér az egyesület székhelyétől.

A meghívó vagy a meghívott postai címére, vagy email címére kerül elküldésre. Javasolt, hogy a tag a belépéskor vagy későbbiekben a tagság során, vagy a kuratóriumi tag az elfogadó nyilatkozat vagy későbbi nyilatkozat során aláírásával igazolja, hogy az az ő email címe amit megadott, és csak ily módon regisztrált email címekre kiküldött meghívó menjen ki.

Ha a közgyűlést nem szabályszerűen hívták össze (pl. meghívó későn lett kiküldve, hiányoznak tartalmi elemek, stb.), az ülést akkor is meg lehet tartani, viszont csak akkor, ha az ülésen a részvételre jogosultak legalább háromnegyede jelen van, és egyhangúlag hozzájárulnak az ülés megtartásához.

Ha ez sem teljesül, akkor sincs veszve minden, mert abban az esetben is hatályos lehet a nem szabályszerűen összehívott közgyűlésen történő szavazás eredménye, ha azt az üléstől számított 30 napon belül a szavazásra jogosult tagok egyhangúan elfogadják. 

Napirend kialakítása

A napirendnek tartalmaznia kell a napirendre tűzött ügyek megnevezését. A határozatképességet a levezető elnök meghatározza, de ezt nem szükséges napirendbe foglalni.

A közgyűlés napirendjére tűzött ügyekre vonatkozóan az ügyvezetés a tagnak – kérelmére – köteles felvilágosítást adni.

A közgyűlési meghívó kézbesítésétől vagy közzétételétől számított, az alapszabályban meghatározott időn belül a tagok és az egyesület szervei a közgyűlést összehívó elnökségtől/ügyvezetőtől a napirend kiegészítését kérhetik, a kiegészítés indokolásával.

A napirend kiegészítésének tárgyában a közgyűlést összehívó szerv vagy személy jogosult dönteni. Ha a napirend kiegészítése iránti kérelemről a közgyűlést összehívó nem dönt vagy azt elutasítja, a közgyűlés a napirend elfogadásáról szóló határozat meghozatalát megelőzően külön dönt a napirend kiegészítésének tárgyában.

Ha valami kimaradt volna a napirendi listából, nehéz, de nem lehetetlen az ülésen hozzátenni a listához: közgyűlés esetében a részvételre jogosultak háromnegyedének jelen kell lenni és egyhangúan hozzá kell járulniuk az új pont felvételéhez. (többi ülés esetén ahogy szabályozzák)

Kinek kell részt vennie az ülésen?

Egyesületi közgyűlésen/küldöttgyűlésen az elnökség tagjai kötelesek a közgyűlésen részt venni, a közgyűlésen az egyesülettel kapcsolatos kérdésekre válaszolni, az egyesület tevékenységéről és gazdasági helyzetéről beszámolni. 

Kuratórium esetében a kuratórium tagjai vesznek részt az ülésen. Ha az alapítványt a kuratóriumon túli stáb működteti, nem kötelező, de célszerű, ha a stáb vezetősége jelen van, hogy ismertesse a részleteket, kérdésekre válaszoljon.

Meghívót közzé kell-e tenni és mikor, hol

Közhasznú szervezet köz/küldöttgyűlésének, a kuratórium és elnökség ülései nyilvánosak a 2011. évi CLXXV. tv 37 § (1) alapján, és a (2) pont alapján a létesítő okiratnak tartalmaznia kell a nyilvánosságra vonatkozó szabályokat is. A létesítő okiratban a szervezet rendelkezhet úgy, hogy a honlapján teszi közzé az ülések meghívóit, de bármely, a szervezet viszonyaira illeszthető felületről rendelkezhet (pl. helyi szervezet esetén önkormányzati hirdető, iskola alapítvány esetén iskolai hirdetőtábla, stb.)

Milyen formákban, módokon lehet ülést tartani? 

Határozathozatal, szavazás általában ülésen történik, de a létesítő okiratban lehet szabályozni, hogy mely döntések esetében lehessen ülés nélkül is határozatot hozni. Ezeknek a módjait részletesebben a szavazásokról szóló cikkben mutatjuk be.

Amennyiben mégis ülésen történik a határozathozatal, szintén a létesítő okirat szabályozza a szervezet szabadságát annak eldöntésében, hogy az ülés csak személyes jelenléttel, vagy azon kívül milyen formákban szervezhető. 

Így szervezhető:

• személyes részvétel, jelenléti ülés

Ennek szabályait vesszük alapértelmezettnek a cikk során.

• elektronikus hírközlő eszköz segítségével szervezett ülés (videokonferencia)

Videokonferencia akkor alkalmazható, ha a tagok közötti kölcsönös és korlátozásmentes kommunikáció biztosítható. Ennek biztosítására a létesítő okiratnak tartalmaznia kell az igénybe vehető eszközök körét, azok alkalmazásának feltételeit és módjait. Érdemes a létesítő okiratban szabályozni, hogy ha a résztvevők nem tudnak megállapodni az alkalmazott eszközben, akkor melyik eszköz legyen kijelölve az ülés megtartására.

Elektronikus hírközlő eszköz (videokonferencia) használatával megtartott közgyűlés szabályai (ezeket érdemes alkalmazni a kuratórium, elnökség esetében is a létesítő okirat, SZMSZ-be emelve)

• A napirendre vonatkozó részletes tájékoztatás nem mellőzhető és a határozat tervezetét a taggal közölni kell, ezeket a meghívónak tartalmaznia kell.
• a meghívónak tartalmaznia kell, hogy melyik lesz az az informatikai alkalmazás amelyiknek igénybevételével fog történni a szavazás.
• az eszköznek alkalmasnak kell lennie a tag azonosítására
• a tagok közötti korlátozásmentes kommunikációt lehetővé kell tennie
• meg kell határozni, hogy amennyiben a jogi személy ügyvezetése a tagokat személyesen nem ismeri, milyen módon kell a tagoknak igazolniuk személyazonosságukat.
• Ha van olyan tag, aki élőben vesz részt az ülésen (hibrid ülés), akkor a jegyzőkönyvet ugyanúgy a jegyzőkönyvvezető, az elnök és a hitelesítők írják alá, mint élőben tartott ülés esetén, de ha az ülésen valamennyi tag elektronikus hírközlő eszköz igénybevételével vesz részt, a jegyzőkönyvet az ülést levezető vezető tisztségviselő írja alá.

Így érdemes a létesítő okiratban szabályozni az elektronikus hírközlő eszközzel való közgyűlési jelenlétet és az ülés tartása nélküli döntéshozatalt (levélszavazás, e-mail szavazás, egyéb elektronikai eszközzel történő szavazás), de a létesítő okirat ilyen tartalmú módosítását még a korábbi szövegezésű létesítő okirat által engedett módon kell elfogadni, vagyis ha az még nem tartalmazza ezeket a lehetőségeket, akkor az általános szabályok szerinti közgyűlésen. Alapítvány esetében az alapító tudja kezdeményezni az ez irányú módosítást.

A létesítő okiratban érdemes rendezni azt, hogy amennyiben minden tag elektronikus hírközlő eszköz útján vesz részt, abban az esetben elegendő legyen a levezető elnöknek aláírnia, vagy a hitelesítés is elektronikus úton (e-mailben) történjen, továbbá a jelenléti ívet a levezető elnök által aláírt lista helyettesítse. Emellett kötelező a létesítő okiratban annak a szabályozása, hogy az alkalmazott eszközök kiválasztásakor milyen feltételeket szab a szervezet, milyen módszereket használ arra, hogy a kommunikáció kölcsönös és korlátozásmentes legyen. Érdemes szabályozni, hogy hogyan azonosítja a szervezet a megjelenteket (személyes ismerős esetén, vagy ha nem az, akkor hogyan igazolja magát - pl. személyi igazolvány bemutatása).

Szavazás, határozatképesség

Ez önmagában kitölt egy cikket, itt olvashatjátok

Jelenléti ív 

Az egyesületi közgyűlésen megjelent tagokról jelenléti ívet kell készíteni, amelyen fel kell tüntetni a tag, valamint – ha az alapszabály a képviselő útján történő részvételt lehetővé teszi – képviselője nevét és lakóhelyét vagy székhelyét, és – ha a tagokat nem azonos számú szavazat illeti meg – a tagot megillető szavazatok számát. A jelenléti ívet a közgyűlés levezető elnöke és a jegyzőkönyvvezető aláírásával hitelesíti.

Ahogy fentebb írtuk, az elnökség, kuratórium üléseinek lebonyolítására nincsenek szigorú szabályok, azt rendezheti alapszabály, SZMSZ, de érdemes a közgyűlésre vonatkozó szabályokat alkalmazni.

Jegyzőkönyv és hitelesítése

A közgyűlésről jegyzőkönyvet kell készíteni, amely tartalmazza

- az egyesület nevét és székhelyét;

- a közgyűlés helyét és idejét;

- a közgyűlés levezető elnökének, a jegyzőkönyvvezetőnek, a jegyzőkönyv hitelesítőjének a nevét;

- a közgyűlésen lezajlott fontosabb eseményeket, az elhangzott indítványokat;

- a határozati javaslatokat, a leadott szavazatok és ellenszavazatok, valamint a szavazástól tartózkodók számát.

A jegyzőkönyvet a jegyzőkönyvvezető és a közgyűlés levezető elnöke írja alá, és egy erre megválasztott, jelen lévő tag hitelesíti.

Az egyesület ügyvezetése köteles a közgyűlési jegyzőkönyvet, valamint a jelenléti ívet az egyesület dokumentumai között elhelyezni és megőrizni.

Bármely tag a közgyűlési jegyzőkönyv másolatának vagy a jegyzőkönyv egy részét tartalmazó kivonatának a kiadását kérheti az ügyvezetéstől.

Az alapszabályban érdemes rendezni azt, hogy amennyiben minden tag elektronikus hírközlő eszköz útján vesz részt, abban az esetben elegendő legyen a levezető elnöknek aláírnia, vagy a hitelesítés is elektronikus úton (e-mailben) történjen, továbbá a jelenléti ívet a levezető elnök által aláírt lista helyettesítse.”

Kell-e határozatok tára? Mi az?

A határozatok tárát ezen a néven nem szabályozza a törvény, azonban valamennyi egyesületi és alapítványi szerv esetén a civil szervezet nyilván kell, hogy tartsa a meghozott határozatokat. Ez történhet a jegyzőkönyvek egyszerű lefűzésével is, de célszerű lehet - különösen nagyobb szervezetek esetén - a meghozott határozatokat (amelynek része azok hatálya is) külön is kigyűjteni. 

Mikor kell megismételni és hogyan az ülést?

Ha nem határozatképes az ülés, azt újra meg kell tartani, az alábbi szabályokkal:

Személyes jelenléttel történő ülés esetén: 

• a meghívóban lehet jelezni, hogy abban az esetben ha a képviselő testület nem lesz határozatképes akkor mikor lesz a következő ülés. 
• Legkorábban 3, legkésőbb 15 nap elteltével lehet 
• Megismételt közgyűlésen nem lehet napirendet bővíteni.

Elektronikus úton megtartott közgyűlésre nincsenek speciális szabályok, a hagyományos közgyűlés szabályait kell alkalmazni.

Levélszavazásnál a határozatképesség szabályait be kell tartani, ha nincs elég szavazat akkor össze kell hívni a közgyűlést a másik két módon.