Az alábbi cikk Tóth Mihály, az Ökumenikus Egyház vezető lelkésze, családos diakónus és a NIOK Alapítvány együttműködésében született. Mihály nem csak vezető lelkész, de ahogy magáról írja, a kommunikáció technikai eszközeinek használatában egy “early developer”. Jellemzően az elsők között van, akik egy-egy újdonságot, új technikai lehetőséget kipróbálnak, gyakorolnak és adott esetben adaptálnak is a saját szervezetük céljaihoz. Az alábbi cikkben az Ökumenikus Egyház adatbázis alapú kommunikációjába kaptok bepillantást.
Kapcsolatteremtés: eDM vagy social media?
Természetesen mindkét csatornára szükség van a civil szervezeti kommunikációban, azonban nem mindegy, hogyan tekintük rájuk, mit várhatunk az egyiktől és milyen előnyei lehetnek a másiknak.
Tóth Mihály szerint a közösségi médiának mára megismertük az árnyoldalait is. Ahogy fogalmaz: “a social media felületeken jellemzően mindenki a legszebb arcát mutatja, mindenki nagyon boldog, minden párkapcsolat szuper és minden gyerek zseni.” A civil szervezetek kommunikációját is meghatározhatja a csatorna felhasználóinak igénye, egyaránt hat a kommunikációs stílusra és hogy egyáltalán mit mutassunk meg magunkból ezen felületeken, míg egy hírlevélben véleménye szerint az egyes posztokhoz képest árnyaltabb és részletesebb képet adhatunk magunkról. Ezen kívül a közösségi médiában folyamatosan jelentős harc folyik a figyelemért, ami állandó kompetitív nyomást is jelent a szervezetek számára. (Ehhez ajánljuk vonatkozó podcastunkat és cikkünket: Kapcsolatteremtés online - hogyan maradjon látható egy civil szervezet)
A Magyarországon máig legnépszerűbb felület, a Facebook ráadásul már rég nem hozza azt az elérést, amit néhány évvel ezelőtt, az organikus elérés, tehát amelyek nem a fizetett hirdetések a felületen, mindössze 1-2%-os elérést produkálnak (Forrás 1, 2, 3, 4), tehát gyakorlatilag ugyanazon emberek elérését újabb és újabb fizetett hirdetésekkel tudjuk csak megvalósítani. Ezen kívül az itt lévő adatbázis nem a miénk abban az értelemben, mint ahogyan egy általunk kezelt és nálunk tárolt adatbázis, így előfordulhat, hogy valami miatt nem férünk majd hozzá a jövőben.
Ez egyáltalán nem jelenti természetesen, hogy a social mediát nem kéne használnunk, azonban Tóth Mihály szerint kommunikációnk sokkal inkább a saját irányításunk alatt áll, ha a social mediát tekintjük az adatbázis alapú kommunikációnk kiegészítésének, és nem fordítva. A szervezet email kommunikációjának előnye ugyanis, hogy a saját email adatbázisunkra mi küldünk a feliratkozók által engedélyezett módon levelet, ami egy sokkal személyesebb, közvetlenebb kommunikációt tesz lehetővé. Az automatizáció és egy jól felépített client journey segítségével maximálisan perszonalizálható is, ami egy social felületen csak részben elérhető.
Az adatbázis használat kommunikációs szempontjai
Az Ökumenikus Egyház kommunikációjában fontos szempont a figyelem és kapcsolat fenntartása, az elköteleződés erősítése, és mindez folyamatos kommunikációt igényel. Ezen kívül természetesen az eseti kampányok (1% gyűjtése és adománygyűjtések), projektek kommunikálása, az aktuális hírek és események eljuttatása, valamint a beszámolók és ezen keresztül a szervezeti átláthatóság kommunikálása is kiemelt figyelmet kap.
Eszköz a kommunikáció összehangolására: ZAPIER
A szervezeti kommunikációs célok eléréséhez sokféle adat, sokféle email és üzenet tartozik, melyeket nagy számban juttatnak el a címzettekhez. Az Ökumenikus Egyház havi szinten több ezer emailt küld ki a nagyobb, mint 25.000 adatot tartalmazó adatbázisa tagjainak.
A tömeges levélküldési rendszert a következő funkciók miatt veti be a szervezet:
- levéleditor / hírlevél template szerkesztő
- levélküldés sok címzettre
- export-import funkciók
- automatizált összekötések - adatok bevitele: fizetőfelület bekötése, hírlevél feliratkozó űrlap bekötése
A levelezésekhez többféle eszközt használnak, pl. Mailjet, MailChimp, One Signal, Clicksend, illetve saját SMPT fiók. De amiről alább szó lesz, az a különböző eszközök összehangolására használt automatizálási és rendszerintegrátor eszköz: a Zapier.
A Zapier egy automatizálási eszköz, amely lehetővé teszi különböző online alkalmazások közötti munkafolyamatok összekapcsolását. Ennek a rendszernek az alábbi képességeit és előnyeit emeli ki Mihály egy jótékonysági szervezet használatában:
- Egyszerűsített munkafolyamatok: A jótékonysági szervezetek hatékonyabban kezelhetik a projektjeiket, kommunikációjukat és adománygyűjtési tevékenységeiket, mivel a Zapier automatizálja ezeket a folyamatokat.
- Idő- és költségmegtakarítás: az automatizálás csökkenti a manuális munkát, ami időt és pénzt takarít meg a szervezetnek, lehetővé téve számukra, hogy több erőforrást fordítsanak a jótékonysági céljaikra. Olyan feladatokat tehetünk automatizálttá, mint például az adatok áttöltése egyik alkalmazásból a másikba. Ez azon kívül, hogy időt takarít meg, még csökkenti is az emberi hibázás lehetőségét.
- Különböző alkalmazások integrációja: A Zapier számos népszerű online szolgáltatással, mint az e-mail, naptár, adatbázis-kezelők, közösségi média platformok, és több mint 2000 más alkalmazással integrálható. Ez lehetővé teszi az információk egyszerű mozgatását és szinkronizálását különböző platformok között.
- Skálázhatóság: ahogy a szervezet növekszik, a Zapier segíthet kezelni a növekvő adatmennyiséget és bonyolultabb munkafolyamatokat anélkül, hogy további erőforrásokat kellene bevonni.
Konkrét példa a Zapier eszköz automatizációban való használatára:
Az Ökumenikus Egyház civil partnereként működő Örökbe Fogadok Egy Ovit mozgalomban egy nagy, 1000 soros adattáblába kerülnek az ofeo.hu oldalon regisztráló óvodák, anyaotthonok, tanodák, gyerekházak és gyermekotthonok minden adatukkal, rövid leírásokkal, stb. A weboldalon lévő űrlap adatait webhookon viszi el a Zapier, és beírja a Google Sheet táblába, majd ír és elküld egy visszaigazoló emailt az SMTP fiókon keresztül a regisztrálónak. Készít egy Google Naptár gyorsbejegyzést, hogy érkezett egy új intézmény, és küld egy SMS-t is a szervezet koordinátorának, hogy gyorsan ellenőrizze le az új intézmény adatait (és ha kell, korrigáljon).
Amikor egy "örökbefogadó", azaz támogató regisztrál az orokbefogadokegyovit.hu oldalon, akkor a Zapier elviszi webhookon az adatait a Google Sheetbe, és ír egy visszaigazolást a támogatónak. Egy másik Zapier robot érzékeli a Google Sheetben az új sort, onnan kiolvassa a támogató adatait, és egy firebase szerverrel együttműködve összepárosítja a támogató 2 kulcsadata (irányítószám, gyerekek életkora) és az intézmények 3 kulcsadata (irányítószám, gyerekek életkora, kapacitás) függvényében egy kiválasztott intézménnyel. Ezt beleírja egy kiküldési sorba a Google Sheetben. Egy harmadik robot pedig az új kiküldési sort érzékeli, majd legyárt egy QR kódot, amely tartalmazza a támogató és az intézmény ID-ját, és a visszajelzési linket, ezt beilleszti egy Google Dokumentumba, amely a csomagkísérő lesz. Beírja a feladót (támogató) és címzettet (intézmény), majd létrehoz egy emailt az intézmény adataival, amit elküld a támogatónak, amelybe beteszi PDF csatolmányként a QR kódos csomagkísérőt. Majd ír egy másik emailt az intézménynek, hogy egy támogatója lett (elküldi a kapcsolati adatokat), majd beírja a Google Naptárba a kiküldés tényét a két ID-val, ezután küld egy SMS-t a támogatónak, amelybe beteszi az intézmény adatlapjának a linkjét.
Kell ez nekem?
A fenti példa jól mutatja, milyen gazdag lehetőségeket kínál a szervezeti kommunikáció produktivitásának növeléséhez egy okos eszköz és az automatizálási folyamat tudatos felépítése. Ugyanakkor felmerülhet a kérdés: mindez szép és jó, de kinek való mindez, milyen tudást igényel, mégis hogyan lehet felépíteni egy ilyen összetett rendszert?
Tóth Mihály szerint tulajdonképpen mindenki neki rugaszkodhat egy hasonló eszköz szervezeti adatpációjának több okból is. Ahogy írja, az eszközhöz olyan bőséges dokumentáció áll rendelkezésre, “mint egy IKEA Billy könyvespolchoz, ráadásul a különböző rendszerek egymáshoz is LEGO-szerűen illeszkednek”. Tehát nem vagy nem feltétlenül szükséges IT szakértelem ezen rendszerek elsajátításához és átvételéhez. Mihály szerint ugyanis elsősorban józanul gondolkodó, rendszerszintű gondolkodás szükséges itt is. Ahogy fogalmaz: “a józan paraszti ész elég hozzá, de nem baj, ha digitális bennszülött valaki.” Hozzátéve, hogy ez egyúttal kiváló lehetőség lehet a húszas generáció bevonására a közösségi munkában.
A tervezéshez Tóth Mihály azt ajánlja, hogy első lépésként mindenki egy A3-as papíron tervezze meg a workflow-kat, és vizsgálja meg, hogy milyen ismétlődő, és így automatizálható folyamatok vannak. Majd keressen egy olyan rendszerintegrátor eszközt (pl. Zapier, IFTTT, Microsoft Power Automate, Integromat, Automate.io, Zoho Flow, stb.) amivel boldogul, és nézze meg, hogy abba milyen eszközök integrálhatóak, ugyanis ez lesz a gerince az egésznek. Az Ökumenikus Egyház azért a Zapier mellett döntött,, mert a munkafolyamatai alapvetően felhő-alapúak, és szinte minden ilyen technológia API-kon keresztül működik.
Az eszközválasztásnál természetesen vannak a kommunikációs szempontokon túl egyéb pragmatikus szempontok is. Ilyen az árazás kérdése is, amire minden szervezet érzékeny lehet. A Zapier esetében tudni kell, hogy létezik ingyenes verzió is, az alap csomag ára pedig havi 19 USD. Az eDM csomagok a kontaktusszám vagy a kiküldött emailek száma alapján áraz. Az Ökumenikus Egyház az utóbbi mellett döntött, mert bár van több mint 25.000 email címet tartalmazó adatbázisuk, de nem küldenek minden alkalommal ennyi emailt, azonban olyan is előfordul, hogy egy címre többet is küldenek. A szervezet teljes kiadása egyébként kb. havonta 200.000 Ft, de ebben benne van az ára a tömeges levélküldő szolgáltatásoknak, a Zapiernek, az SMS küldésnek, a QR kód készítőnek, a dinamikus kép készítőnek is.
Rengeteg időt meg tud spórolni a szervezetnek egy tudatosan kialakított automatizálási folyamat. Amivel ugyanakkor számolni kell továbbra is: az adatbázis tisztántartására ügyelni kell, amely erőforrásigényes feladat, olykor manuálisan hozzá kell nyúlni az adatbázishoz vagy éppen telefonos egyeztetés szükséges a kontaktokkal. Az Ökumenikus Egyház az utóbbit is megteszi, de például a telefonszám vagy emailcím elgépeléseket újabban a ChatGPT segítségével tudják korrigálni, ami sok órát takarít meg. Alkalmazzák még a double opt in, azaz a kétlépcsős engedélyeztetést is hírlevélfeliratkozás esetén, hogy működő email cím és aktív feliratkozók legyenek az adatbázisban.
Az eDM (mass mail) rendszerek kiválasztásánál a szervezetnél szempont volt, hogy ne menjenek spam-be vagy Gmailben a “promóciók” fülre a leveleik. A Mailchimpet ezért váltották először Sendgridre, majd Mailjetre, mert utóbbi SMTP-ként is tud működni, ami a Zapier integrációban egy hasznos plusz. Fontos, hogy az ilyen rendszereknél a DKIM és az SPF adatok jól legyenek lekezelve. Ezeknek a hírlevél készítő WYSIWYG modulja kb. ugyanolyan, játszi könnyedséggel kezelhető. Ugyanakkor nagyon eltér, ahogy a feliratkozókat kezelik. Van olyan, amelyik nem is nagyon enged teljes adatbázis importálni, és olyan is, amelyik csak sokszoros ellenőrzés és verifikáció után enged. Ez egy kampánynál nem segítség. Van egy csomó olyan eset, hogy egy esemény résztvevőit utólag tesszük be egy eDM rendszerbe, és ilyenkor már megvolt az opt-in, mégegyszer nem kell. Felesleges köröket senki sem szeret futni. A GDPR megfelelés fontos, de nem az eDM szolgáltató feladata ezt vizsgálni szerintem, emiatt gáz, hogy korlátoznak. Ráadásul a mass mail programok többségének hátterét adó amerikai CCPA teljesen más szabályokat tartalmaz, mint az EU-s jogszabály.
Összefoglalásul Tóth Mihály azzal biztat mindenkit, hogy ha tudatosan átgondolta, mire szeretné hasznáni saját adatbázisát, akkor igen hatékony eszközöket találhat, melyeket rendszerbe rendezhet. A felépített rendszerhez található technikai megoldások pedig “kb. úgy működnek, mint az IKEA bútorok, relatív kis affinitással és ügyességgel egy mezei felhasználó is képes összerakni egy jól működő rendszert”.
Kapcsolódó anyagok:
Kapcsolatteremtés online - hogyan maradjon látható egy civil szervezet
