Ha akár a cikksorozat előző cikkei alapján már látod értelmét annak, hogy gyűjtsd a szervezeted köré gyűlő érdeklődők és lehetséges támogatók adatait, illetve hogy rendszerbe foglald azokat, itt az ideje az ehhez megfelelő technikai háttér kiépítésének és a megfelelő eszköz kiválasztásának. 

Az eszközválasztás szempontjaihoz adunk most néhány tippet, amelyek segítségével szervezeted megtalálhatja a saját céljai számára legalkalmasabb technikai hátteret. Ezt ugyanis sose felejtsük: nem a legokosabb eszköz kell a piacról, hanem a méretünkhöz és céljainkhoz leginkább illeszkedő.

Egyszerűbb célok és kisebb adatbázis esetén nem muszáj rögtön egy komplex CRM rendszer bevezetésén gondolkozni. A kapcsolatainkkal való kommunikációhoz megteszi első körben egy tömeges levélküldő szolgáltatás, amelyet kombinálhatsz meglévő excel adatbázisaiddal, esetleg összeköthetsz honlapoddal. 

A levélküldő rendszerek tudnak: 

  • nagy mennyiségű email címre levelet küldeni,
  • címzett listákat kezelni
  • a kiküldésről riportokat készíteni (megnyitók és nem megnyitók, kattintott tartalmak)
  • némi automatizációt végezni (pl. időzített levelek, válasz email küldése, nem megnyitókra kiküldés, stb.)

Ilyen népszerű tömeges levélküldő rendszerek például: 

Előnyük a sima gmail-es levelező rendszerhez vagy más szervezeti levelező szerverhez képest egyértelmű, utóbbiakból ugyanis a sok címzettre kiküldött emailek nagyon könnyen kerülhetnek a spambe. És ha egyszer oda kerültek, később jó eséllyel más üzeneteid sem érnek majd célba akár egyetlen címzettnek sem. A hírlevélküldők azonban viszonylag tisztán tartják az adatbázist, meg tudod nézni a címzett listáidban, hogy mely email cím került blokkolásra mondjuk azért, mert nem szokta megnyitni leveleidet vagy mert nem megfelelő az email cím, például hibásan került rögzítésre. 

A hírlevélküldők közötti választásnál fontos szempont lehet az árazás. Van, amelyik a kiküldött levelek mennyisége alapján, van, amelyik a kontaktok száma alapján határoz meg árkategóriákat. Saját felhasználási szokásaink, terveink és adatbázisunk nagysága alapján érdemes végiggondolni, melyik csomag éri meg nekünk leginkább. Érdemes persze mindig azt is végiggondolni, hogy egy növekvő adatbázis esetén ne kelljen újabb és újabb csomagokra váltani, főleg, ha mondjuk éves előfizetést választottunk, de fél éven belül már “kinőttük” a fizetett keretünket. 

Fontos szempont lehet még a könnyű kezelhetőség, a felhasználóbarát kezelőfelület. A különféle hírlevélküldők mára álalában igaz, hogy könnyű elsajátítani használatukat. Jellemzően a drag & drop elven működnek, mellyel könnyedén alakíthatunk ki egy ízléses designt a rendszerekben lévő sablonok, blokkok  használatával: egyszerűen csak odahúzzuk a megfelelő részre a kívánt sablon elemet levelünkben, és személyre szabjuk azt, legyen az egy gomb, egy szövegblokk vagy egy feliratos kép. A szervezet saját brandjének megfelelő színeket is lementhetjük, így vizuálisan is erősíthetjük levelezésünkben saját szervezetünk márkaismertségét.

Ezek a rendszerek leginkább pár százas vagy pár ezres adatbázis esetén tesznek jó szolgálatot, illetve akkor, ha manuálisan állítasz be kampányokat, küldesz ki hírlevelet, de ennél komplexebb folyamatokat nem szeretnél menedzselni. Ha érzed magadban a potenciált, hogy ennél a szintnél feljebb lépj, automatizált folyamatokat használj, növeld jelentősen adatbázisodat, donor journey-t építs ki, illetve más jellegű tevékenységeket is ebben a rendszerben kezelj (adatbázis-építés, adományriportok, eseményszervezés, önkéntesmenedzsment, vállalati kapcsolatok, stb.), akkor akár kezdetben is érdemes elgondolkodni egy összetettebb adatbázis-kezelő és levélkiküldő rendszeren: vagyis egy CRM rendszeren. 

A CRM rendszerekről

A CRM rendszerek bevezetése komolyabb döntés szokott lenni a civil szervezeteknél, mert egy egyszerű levélküldő használatánál jóval nagyobb átgondolást igényel, hogy mikor, miért és melyik rendszert válassza a szervezet. Egy ilyen szoftver sokkal többet tud és komplexebb kapcsolattartási célokat szolgál, ezért azonban a szervezetnek tudatosan át kell gondolja, hogy milyen adatokat és milyen összefüggéseket szeretne látni és követni saját céljai megvalósításának érdekében.

Elterjedt CRM rendszerek például:

Érdemes arra számítani, hogy bár tisztább és relevánsabb adatokhoz juthatunk egy jól felépített CRM rendszerrel, de csak akkor, ha a szervezet magára tudta szabni annak lehetőségeit, amibe bizony hosszú távon szükséges munkát fektetni. A fejlesztések folyamatosak lehetnek, mivel bármennyire tudatosan átgondolt elvárások és adatstruktúra alapján kezdünk is neki, a használat során további igényeink jelenhetnek meg, ami folyamatos újratervezést és fejlesztéseket igényelhet majd. Ez is rendben van, de érdemes erre előre számítani és lelkileg, mentálisan (valamint pénzügyileg is) készülni rá - hogy nehogy vissazcsábuljunk az excel táblák világába…

A CRM-nek mindenképpen előnye egy sima excelhez képest, hogy nem kell manuálisan töltögetni minden egyes adatot, hanem ha be van kötve a weboldalra, akkor az adatok automatikusan bekerülnek az adatbázisodba. Tudsz rájuk szűrni, listákat és csoportokat készíteni (szegmentálni). 

Fontos tudnod azonban, hogy egy CRM használatával nem a munkád mennyisége fog csökkenni, hanem a munkád minősége lesz jobb! Tehát sokat tudnak adni ezek a rendszerek, de csak annak, aki sokat tesz bele - a szervezet saját céljait szem előtt tartva karbantartja, fejleszti, és az adatbázis tisztántartására is ügyel, no és nem csábul el ismét az excel táblák felé…

A választás előtt néhány tipp:

  • web alapú vagy felhő alapú rendszert válasszunk?

A „felhő” a szervezeten kívül üzemeltetett internetes informatikai szolgáltatások barátságosabb elnevezése. Web alapú szoftver például a CiviCRM, amit kifejezetten nonprofit szervezetek igényeire fejlesztettek. Ebben a cikkünkben részletesen olvashatsz a TASZ tapasztalatairól az eszközre nézve. Ők többek közt azért döntöttek nem felhő alapú technika mellett, mert így a támogatói, feliratkozói adatok azon a szerveren vannak tárolva, amit ők maguk üzemeltetnek, azok nem kerülnek harmadik országba, és nincsenek kitéve egy, a CRM szolgáltatót célzó támadásnak. Ugyanakkor azt is érdemes körüljárni, hogy a szolgáltató vállalja-e az üzemeltetést, amennyiben nem a CRM szolgáltató szerverén üzemel a rendszer, mivel ez a megoldás problémákat okozhat az üzemeltetés során. A konkrét eszközre nézve kérdezzünk erről egy hozzáértőt!

  • van hozzákapcsolt levélküldő?

A CRM rendszer akkor működik hatékonyan, ha tömeges levélkiküldő szolgáltatás is van hozzá kapcsolva, erről mindenképp érdeklődj a szolgáltatónál!

  • tudd, milyen funkciók a legfontosabbak neked! 

Nagyon jó, ha a CRM bevezetése előtt van a rendszer fejlesztőjétől egy olyan kontakt, aki előzetesen behozza a gondolkodásotokba, hogy mégis milyen kérdésekre kell saját választ kialakítanotok. Aki elmagyarázza, hogyan működik a rendszer, az adatoknak milyen útja van, mit lehet várni tőle és azt hogyan lehet a saját céljaitokra legjobban alakítani, ugyanis minden adatbázist testre kell szabni. Az úgymond civilekre szabott CRM-ek, pl. a CiviCRM sem egy olyan váz, amit éppen a te szervezetedre szabtak - ki kell alakítani az adattartalmakra nézve azt a struktúrát, ami számotokra releváns információkat tesz jól követhetővé, és a rendszer is képes ezek kimutatására.

  • tudd, hogy mennyibe kerül a rendszer fenntartása!

A rendszer bevezetése nem csak egyszeri kiadással jár, hanem - még ha ingyenes szoftvert találtunk is - különféle kiegészítők lehetnek szükségesek, de lehet költsége az üzemeltetésnek vagy külön a rendszer használatának is. Az open source rendszerek esetében a rendszerhasználat ingyenes, saját fejlesztésű rendszerek esetében pedig vannak szolgáltatók, akik kedvezményt adnak nonprofitoknak, ezt is érdemes körbejárni. Kiadással járhat még maga a  telepítés, a konfiguráció, honlap integráció is.

  • mennyire szabható nonprofitokra?

Nem árt, ha a rendszerüzemeltetőnek van nonprofit tapasztalata, civil ügyfelei, illetve tud fundraising szakmai támogatást is adni a rendszerüzemeltetésen túl. Például a webshopok esetén a for-profit célra kifejlesztett rendszerek nem minden esetben fedik le a nonprofit igényeket, hiányoznak bizonyos funkciók, amelyek főként az adományozás kapcsán fontosak. 

  • van-e hozzá megfelelő support? 

Az adatbázis frissítése, az esetleges hibaelhárítások olykor segítséget igényelhetnek, ezért kérdés, van-e támogatás a rendszerüzemeltetőtől. Vagy legalább egy aktív fórum, ahol hiteles segítség kapható?

  • webfejlesztői tudás kell-e?

A legnagyobb kincs egy olyan ember, aki arra érhető el, hogy az IT és egyéb, a rendszert használó emberek között mintegy fordítani számunkra. Ez lehet belsős vagy külsős segítség is. 

Reméljük adtunk néhány szempontot, ami alapján elkezdhettek gondolkozni, hogy saját adatbázisotokat és céljaitokat átgondolva milyen kérdéseket tegyetek fel egy-egy eszköz kapcsán, mielőtt elköteleződnétek. 

Az egyes eszközökre nézve elolvashatjátok azon cikkeinket is, amelyben szervezetek számolnak be saját tapasztalataikról, hogy saját céljaikhoz hogyan kerestek és találtak megfelelő szoftvert, és hogyan használják azokat a gyakorlatban. 

Az adatbázis alapú kommunikáció cikksorozatunk esettanulmányait itt éred el:

A MailChimp használata a MU Színház Egyesületnél

MailerLite tapasztalatok - MailChimp alternatíva a Szivárvány Misszió Alapítvány munkájában

A TASZ tapasztalatai a CiviCRM rendszerrel 

Az Ökumenikus Egyház tapasztalata a Zapier automatizálási eszközzel

A KSZGYSZ tapasztalata az Acymailing rendszerrel