Sikeres adománygyűjtés lebonyolításához nincs feltétlen szükség külön forrásteremtés részlegre, sőt, akár külön forrásszervezőre sem. Csapatmunkaként, a szervezet többi tevékenységével integráltan is megvalósítható, azonban az fontos, hogy a megfelelő területek felkészültek legyenek, és támogatni tudják a folyamatot.
A kuratórium, elnökség vagy a felügyelő bizottság garantálja a törvényi szabályozásnak és a szervezet saját szabályainak való megfelelést: ellenőrzik, hogy vannak-e olyan megkötések a szervezetre vonatkozóan, amelyek befolyásolhatják az adománygyűjtést (pl. bizonyos szervezetek nem fogadnak el vállalati adományokat). Ők segíthetnek abban is, hogy milyen etikai és szakmai irányvonalakat kell követni a tevékenységek, így az adománygyűjtés során is.
A vezetőség feladata a stratégiai célok meghatározása, melyek alapján az éves tervek és a költségvetés kialakul, és ezen belül az adományok mennyiségét is meg lehet tervezni. A pénzüggyel, adminisztrációval foglalkozók felelőssége a bejövő adományok követése, szabályszerű könyvelése, ők garantálják a törvényi megfelelést, hogy szabályszerű legyen az adománygyűjtés, az ahhoz kapcsolódó szerződések, és minden engedély megfelelő legyen, például a közterületen való adománygyűjtéshez.
Az adománygyűjtés nem cél, hanem eszköz a tevékenységünk, új projektek megvalósítására - így a forrásteremtéssel nem foglalkozó, hanem a gyűjtés tárgyával, a projektekkel közvetlenül dolgozóktól is szükség van együttműködésre a sikeres adománygyűjtéshez. Nem csak a célok meghatározásánál, hanem a gyűjtés után is kell hozzájárulás a “terepen” dolgozó kollégáktól. Fontos, hogy az adományozók lássák, hogyan használtátok fel az adományokat, hogyan valósult meg a cél, amire pénzt adtak/ha nem valósult meg, miért nem? Ezeket az eredményeket - akár számszerűek, akár egy-egy történet formájában lehet őket bemutatni - fontos a munkatársakkal, projektekcsapattal közösen nyomon követni, mérni és összegyűjteni.
A kommunikáció is elengedhetetlen a forrásteremtés elkezdéséhez - legyen aki megtervezi és végrehajtja a kommunikációs tervet, kezeli a szervezet kommunikációs csatornáit és tud reagálni a felmerülő kihívásokra is. Bár néha ez tűnik a legfontosabb feladatnak az adománygyűjtéssel kapcsolatban, ne feledkezzetek meg a többi támogató területről sem! Ezen feladatok és területek, az értük felelős személyek hiánya jelezheti, hogy még nem álltok készen egy sikeres adománygyűjtésre.. Azonban minden szervezet felépítése más és más, és egyáltalán nem szükséges, hogy ezen feladatokat mind külön munkatársak végezzék. Kis szervezet is sikerrel gyűjthet adományokat, ha megvan a megfelelő együttműködés!
A bejegyzés az Institute of Fundraising videója alapján készült.
Az alábbi esettanulmányokban jó példákat ismerhetsz meg arra, hogyan ismerheted meg és építheted támogatói közösségedet.
„Kompánia Alapítvány - Új szerepek beépítése a szervezeti működésbe”
További cikkek az adománygyűjtés tervezéséről és módszereiről a forrásszervezés útmutatóban, és a hozzá kapcsolt kérdések között találhatóak.
