Amikor a szervezet a működése során valamilyen szolgáltatást végez (pl.: szervez egy képzést), vagy valamilyen termékét ad el (pl.: egy kiadványt), azaz értékesítést végez, ennek ellenértékéről számlát köteles kibocsátani. Abban az esetben is, ha ezt közhasznú vagy cél szerinti tevékenysége során végzi, nem csupán vállalkozási tevékenység esetében. Az alapítvány főszabály szerint az alapító okirata szerinti tevékenységet végzi, és erről állít ki számlát. Ha ettől eltér, akkor kiegészíti az alapító okiratát, és a végzett tevékenységet bejelenti a NAV-nak.
Szabályszerű zámla kiállítására alkalmas számlatömböt, az adószám meglétét igazoló irat – jellemzően az adóbejelentkezési lap – bemutatásával, nyomtatványboltban lehet megvásárolni.

A számlatömböknek két típusa létezik:

• Az egyik a készpénzes számla, amelyet kizárólag készpénzes értékesítés, szolgáltatásnyújtás esetén kell és lehet kiállítani, az ellenérték átadásával egyidőben. Tehát megtörténik a fizetés és a számla kiállítása, átadása is.
• A másik az “átutalásos”, azaz a nem készpénzes számlatömb (elnevezése a nyomtatvány szerint: számla) használatával lehetőség van készpénzes és átutalással fizetendő számlák kiállítására is. Ezen a nyomtatványon ugyanis beírhatjuk a fizetés módját, ezért mindkét fizetési módnál alkalmazható.

A számlakibocsátási kötelezettség független az ÁFA alanyiságtól, tehát az a szervezet is köteles számlát kiállítani, amely alanyi ÁFA-mentességet választott (abban az esetben választhatta, ha az éves ÁFA-köteles bevétele nem haladja meg a 12 millió forintot) és valamilyen szolgáltatást nyújt, vagy terméket értékesít.

A számla részletes adattartalmát és a számlázás részletes szabályait az ÁFA törvény szabályozza: 2007. évi CXXVII. Törvény X. fejezet.

Fontos gyakorlati tudnivalók:

• A számlán nem kötelező tartalmi elem az SZJ (szolgáltatások jegyzékszáma) és VTSZ (vámtarifaszám) szám, valamint a szervezet képviselőjének aláírása
• A számlát készpénzfizetés esetén azzal egyidejűleg, egyéb esetben legkésőbb a teljesítést követő 8napon belül kell kiállítani
• Nem kell számlát kiállítani: az adományról, a pályázaton elnyert támogatásról
• Célszerű 3 példányos számlatömböt vásárolni, amelyből az első eredeti példány a vevőé, azaz aki a szolgáltatást igénybe veszi, terméket megvásárolja, a második példány a könyvelés bizonylata, a harmadik pedig a számlatömbben marad
• Számlatömb vásárlása esetén a nyomtatványboltban kötelező megadni a nyomtatványt vásárló szervezet nevét, címét és adószámát, valamint 2011. január 1-jétől az előbbieken túl a vevőt képviselő magánszemély nevét és adóazonosító jelét is, aki a számlatömböt a szervezetnek megvásárolja. Ezekre azért van szükség, mert a számlatömb forgalmazóknak kötelező negyedévente adatszolgáltatást teljesíteniük a számlatömb vásárlásokról az adóhivatal felé.
• A számlatömbök szigorú számadású bizonylatok, ami azt jelenti, hogy róluk külön nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás tartalmazza, hogy mikor vásároltuk a számlatömböt, a tömb sorszámát tól-ig, a számlatömb felhasználásának kezdetét és végét. A betelt számlatömböt a számviteli bizonylatokra vonatkozó megőrzési ideig (8 évig) kell megőrizni. Vigyázzunk a számlatömbre, mert 2012-től elvesztése esetén az adóhivatal akár több százezer forintos bírságot is kiszabhat.

Természetesen számla kiállítható számlázó program vagy online számlázó rendszer használatával is, és a továbbiakban bemutatott online adatszolgáltatási kötelezettség miatt javasolt is.

2020. július 1-től hatályba lépett az a jogszabály, amely elrendelte a jogi szermélyek részére kiadott számlákra vonatkozó adatszolgáltatást a NAV részére. 2021. január 1-től az adatszolgáltatás teljes, azaz a magánszemélyek részére kiadott számlára is vonatkozik az adatszolgáltatási kötelezettség. Ez azt jelenti, hogy minden, a szervezet által kiadott számláról a NAV felé adatot kell szolgáltatni, azaz a NAV az összes kimenő számlát bekéri, függetlenül attól, hogy a szervezet ÁFA alany-e vagy sem, azaz a számla tartalmaz-e áfa összeget vagy sem.

A számlán 2020.07.01-től kötelező feltüntetni a vevő adószámának első 8 számjegyét, a neve és a címe mellett .  Amennyiben a vevő adószáma nem szerepel a számlán, azt a számlát se kiadni, se befogadni nem lehet. Az adószámok nyilvános adatbázisokban hozzáférhetők, azaz: cégek esetén a cégkivonat, egyéni vállalkozók esetén a NAV-nál vezetett nyilvántartás tartalmazza. A vevőnek tudnia kell a saját adószámát. A magánszemélyeknek nincs adószáma, csak adóazonosító jele, ezt azonban nem kell a felé kiállított számlán szerepltetni.

Összefoglalva: 2021. január 1-től:

• minden kimenő, papír alapú, vagy gépi számláról adatot kell szolgáltatni
• minden számlán kötelező feltüntetni a vevő adószámának első 8 számjegyét
• a számla kibocsátási határideje a teljesítéstől számított 8 napon belül, készpénzes számla esetén azonnal

Hogyan lehet számlát kiállítani és mely számla hogyan alkalmas az adatszolgáltatásra:

• papír alapú számla, kézzel kiállítva – nem alkalmas közvetlen adatszolgáltatásra, egyenként kell rögzíteni az adatszolgáltatáshoz az adatokat a számla ÁFA tartalmától függően 1 vagy 4 napon belül.
• gépi számlázó programmal kiállított számla – alkalmas az adatszolgáltatásra a számlázó program, de csak akkor, ha a NAV regisztráció is megvan hozzá
• NAV online számlázó programja – alkalmas az adatszolgáltatásra, de csak akkor, ha a NAV regisztráció is megvan hozzá

Látható, hogy lényegében mindenkit a számlázó programok felé terelnek, azaz célszerű és javasolt valamilyen számlázó program használatára áttérni, vagy a NAV ingyenes programját használni. Aki ezt nem akarja, akkor marad az egyenkénti számla feltöltés kézzel, határidőre. Önmagában a számlázó program használata nem egyenértékű az adatszolgáltatással és nem váltja ki azt.

Adatszolgáltatás határideje:

• ha a számlában az áfa értéke meghaladja az 500 ezer Ft, akkor a számla kiállítását követő 24 órán belül, egyéb esetben 4 napon belül kell teljesíteni a kézzel kiállított számla esetén
• számlázó program használata esetén: a programba beépített adatkapcsolat teljesíti az adatszolgáltatást a számla kiállításával egyidejűleg

Ki szolgáltat adatot?

• kézi számla esetén az adózó saját maga, a számla kiállítója
• számlázó program esetén is az adózó, de a program elvégzi (technikai felhasználó)

Tennivalók első számlázást megelőzően:

• el kell végezni a NAV regisztrációt a NAV honlapján. Ezt a szervezet törvényes képviselőjének ügyfélkapuján belépve kell elvégezni, az ott közölt videós és egyéb segítséget figyelve és igénybe véve. 
• praktikus valamilyen számlázó programot, online számlázó rendszert, vagy a NAV számlázó programját választania,
• a számlázó program választás, annak beüzemelése után, NAV adatkulcs átadása a számlázó programnak
• figyelem, önmagában a gépi számlázó program használata nem = az adatszolgáltatással és nem = a NAV regisztrációval sem!!!!

A NAV az alábbi információval segíti az adózókat illetve a NAV honlapján az online számla menüpont!!

A NAV számlázó programja telefonra is letölthető.

További információk:

Júliustól minden vállalkozónak be kell kötnie magát a NAV-hoz

Regisztráció lépésről lépésre az Online Számla rendszerbe

A számlaadat-szolgáltatás 2020. július 1-jétől alkalmazandó szabályai kibocsátói oldalon

A számlaadat-szolgáltatás 2020. július 1-jétől alkalmazandó szabályai

Szeptember végéig tart a szankciómentes időszak

A cikket frissítette és átdolgozta Láng Noémi könyvvizsgáló, adószakértő 2022. november 21-én a NIOK Alapítvány megbízásából.