Általános tanács, hogy mindig úgy, olyan módon kell elszámolni, ahogy azt a pályáztató szeretné. Vitatni lehet, de nem érdemes, mert a többség a támogatási szerződésben kiköti, hogy mikor milyen pénzügyi és szakmai beszámolót kér, s mivel a szerződést aláírtuk, azzal a feltételeket is elfogadtuk. Ha a pályáztató külön elszámolási útmutatót szerkeszt, akkor annak tanulmányozása és az abban foglaltak betartása sikeres elszámoláshoz vezet. A pályázati elszámolás technikája nem feltétlenül egyezik meg a könyveléssel, attól teljesen eltérő is lehet.

Fontosnak tartjuk hangsúlyozni, hogy a pályázati elszámolás nem a könyvelés része és nem a könyvelő feladata. Természetesen nem kizárt, ha meg tudunk állapodni a könyvelővel, hogy a pályázati elszámolásban vegyen részt.

Hogyan kapcsolódik a könyvelés és a pályázatok nyilvántartása?

A könyvelésen belül a nyilvántartásokat úgy kell kialakítani, hogy az a Számviteli törvénynek és a pályázati kiírásnak is megfeleljen. A különböző pályázatokhoz tartozó költségeket, ráfordításokat, bevételeket egymástól elkülönítetten kell könyvelni, mivel a szervezet könyveiben is ki kell tudni mutatni, pályázatonként, támogatásonként, hogy a támogatási bevételeket milyen kiadásokra fordította. Ezt az elkülönített könyvelést a főkönyvi számok támogatásonkénti megbontásával, vagy az ún. munkaszámos, vagy projektszámos könyveléssel lehet biztosítani. A könyvelésnél az sem okozhat problémát, ha a pályázat megvalósítási ideje nem egyezik meg a naptári évvel, hanem áthúzódik a következő évre. Ebben az esetben a Számviteli törvény aktív és passzív időbeli elhatárolásokra vonatkozó előírásait betartva kell a bevételeket és a költségeket könyvelni. Ezen kívül természetesen a projekt megvalósításban részt vevő munkatársak vezethetnek külön nyilvántartást – akár egy Excel táblázatban – a projekt előrehaladásról, a pénzügyileg rendezett, az elszámolásra benyújtott és a kifizetett költségekről.

Ez a következő módon oldható meg:

• A könyvelési megbízás előtt tájékoztassuk a könyvelőt arról, hogy nekünk a tevékenységünk sajátossága miatt elkülönített könyvelést kell vezetnünk. Kérjük a segítségét abban, hogy közösen alakítsuk ki a számunkra legmegfelelőbb munkaszámos, projektszámos könyvelési rendszert.
• Minden pályázati program kap egy belső kódot. (szám vagy betű vagy kettő együtt). A könyvelés előtt a beérkezett számlákat ezzel a kóddal kell ellátni, tehát ha tudjuk, hogy melyik számla melyik programhoz tartozik, akkor a program kódját kapja, ha nem tudjuk, akkor egy általános kódot kap. A kódolt számlákat adjuk át könyvelésre. A könyveléssel egyidejűleg történik a kódra történő rögzítés is. Ezzel kaphatunk egy olyan listát, amely a programszámra gyűjti az oda lekönyvelt tételeket. Ezzel az elkülönített könyveléssel eleget teszünk a számviteli és a pályáztatói követelményeknek is.
• A kódra könyvelt számlákról folyamatosan listákat kell kérni a könyvelőtől, mert az elszámolás végén a listán ugyanazoknak a tételeknek kell szerepelniük összegszerűen is, amelyet a pályázati elszámolásba beadtunk.